EXIST Gründungsstipendium (EGS)

• Das Gründungsteam nimmt Kontakt mit der Gründungsservice auf.
• Das Gründungsteam erarbeitet ca. 3 Monate mit Feedback des Gründungsservices ein Ideenpapier.
• Zusammen mit der EXIST Koordination und dem Drittmittelmanagement reicht das Gründungsteam den Antrag ein.
• Das EXIST Handbuch (PTJ) informiert ausführlich zum EXIST-Gründungsstipendium.

UHH Zugänge beantragen

Das Gründungsteam beantragt über den Arbeitsbereich der Mentorin/des Mentors bei der Fachbereichs IT (wenn nicht vorhanden, dann direkt beim RRZ) 

• B-Kennung (für Zugang zum UHH-Intranet KUS-Portal, Bestellsystem, SharePoint-Kontoauszug, UHH-Mail);
• ggf. Arbeitsplatzausstattung (Laptop, Bildschirm, Möbel, Raum).
  Die aus Mitteln der Mentorin/des Mentors beschafften Gegenstände können nicht an das gegründete Unternehmen übergeben werden!

Einkauf vorbereiten

• Bestellungen für das Projekt organisiert ihr grundsätzlich über den Einkauf der Universität Hamburg (siehe FAQ im KUS).
• Nehmt Kontakt mit dem Einkauf grundsätzlich per E-Mail auf, weitere Kontaktmöglichkeiten findet ihr hier (KUS).
• Plant 4 - 2 Wochen Vorlauf ein. Soll eine große Anschaffung oder eine 12-Monats-Lizenz eingekauft werden, organisiert den Einkauf bereits vor Projektbeginn, auch wenn noch keine Projektbewilliung vorliegt. In der Zeit könnt ihr schon alle notwendigen Vorbereitungen treffen, z.B. müssen bei Beschaffungen über 1000 Euro im Regelfall 3 Angebote eingeholt werden. 
• Grundsätzlich stellt das Gründungsteam für alle Beschaffungsvorgänge einen Antrag = Bedarfsanforderung (KUS) (entweder über SRM oder über ein PDF (FID), das per E-Mail mit der EXIST-Koordination in CC versandt wird), auch für Honorar- und Werkverträge. Die/der EXIST-KoordinatorIn in der Transferagentur gibt die Bestellungen frei. 

Stipendienverträge vorbereiten

• Die/der EXIST-KoordionatorIn in der Transferagentur sendet dem Gründungsteam einen Stammdatenfragebogen für die Erstellung der Stipendienverträge zu.
• Das Vertragsmanagement in der Transferagentur bereitet die Stipendienverträge vor.
• Die Verträge werden erst fertiggestellt, wenn die Projektbewilligung im Drittmittelmanagement der Finanzabteilung vorliegt und die Drittmittelsachbearbeitung das Projektkonto (= PSP-Element) erstellt hat. 
• Nach Fertigstellung der Verträge beauftragt die EXIST-Koordination die Buchhaltung der Finanzabteilung mit der Stipendienauszahlung.

Projektbewilligung liegt vor

• Die Mentorin bzw. der Mentor und die Drittmittelsachbearbeitung erhalten einen Bewilligungsbescheid und leiten diesen an den Gründungsservice und EXIST-Koordination weiter.
• Fragen an / Informationen des PTJ (=Mittelgeber):
  • per Mail: schreibt immer beide im Bescheid genannte AnsprechpartnerInnen gemeinsam an, Gründungsservice und EXIST-Koordination in CC und nennt im Betreff das im Bewilligungsbescheid genannte Förderkennzeichen.
  • per Telefon: EXIST-Hotline 
  • EGS Handbuch (PTJ)
  • FAQ (PTJ)
  • Download (PTJ)
• Die/der SprecherIn des Gründungsteams erhält Zugriff auf
  • UHH-Mail
  • KUS-Portal
  • SAP SRM-Bestellungen
  • SharePoint Kontoauszug
  • Projektmeilensteinerinnerung per Mail (auf Wunsch)
• Die GründerInnen erhalten ihre Stipendienverträge.
• Während des Projektes sind Meilensteine (MS) zu erreichen (siehe nächste Schritte). Hierzu berät Euch Euer Gründungsservice.

1 Monat nach Projektbeginn

• MS: ESF-Fragebogen ausfüllen; Link wird durch beauftragtes Umfragezentrum verschickt (Gründungsteam)
• MS: EXIST-Monitoringfragebogen, Link wird durch PTJ zugesandt (Gründungsservice)
• Auftaktgespräch (Gründungsservice)

3 Monate nach Projektbeginn

• MS: Seminar (PTJ)

5 Monate nach Projektbeginn

• MS: Zwischenpräsentation (Gründungsteam)
• MS: Bewertung Zwischenstand beim Mittelgeber einreichen, Drittmittelmanagement und EXIST-Koordination in CC (Gründungsservice)

10 Monate nach Projektbeginn

• MS: Businessplan fertigstellen und präsentieren (Gründungsteam)
• MS: Ergebnisbericht und Businessplanbewertung beim Mittelgeber einreichen, Drittmittelmanagement und EXIST-Koordination in CC (Gründungssservice)
• MS: EXIST-Monitoringfragebogen (Gründungsteam)

12 Monate nach Projektstart

• Das Projekt endet nach 12 Monaten. 
• Mit guter Begründung kann das Gründungsteam zusammen mit dem Gründungsservice und der EXIST-Koordination beim Mittelgeber eine dreimonatige kostenneutrale Verlängerung der Projektlaufzeit beantragen. In diesem Zeitraum werden keine Stipendien mehr ausgezahlt, aber es können noch Bestellungen getätigt werden.
• Bestellungen nach Projektende sind grundsätzlich nicht möglich. Im Ausnahmefall kann das Gründungsteam beim Mittelgeber beantragen, dass im Verwendungsnachweis das Lieferdatum gilt, auch wenn die Buchung nach dem Projektzeitraum durchgeführt wird.

15 Monate nach Projektstart

• MS: Verwendungsnachweis (Finanznachweis) erstellen (Drittmittelsachbearbeitung zusammen mit Gründungsteam und EXIST-Koordination)
• Das gegründete Unternehmen erhält einen Übereignungsvertrag, der die Eigentumsübertragung von Gegenständen, Leistungen und Lizenzen regelt und eine De-Minimis-Bescheinigung für die Steuererklärung (Vertragsmanagement Transferagentur und EXIST Koordination)

24 Monate nach Projektstart

• MS: EXIST-Monitoringfragebogen ausfüllen in Jahr 1, 3, 5 nach Projektende; der Mittelgeber versendet den Link (Gründungsteam)