EXIST Gründungsstipendium (EGS)

Informieren und Kontakt mit Gründungsservice

• Das Gründungsteam nimmt Kontakt mit dem Gründungsservice (UHH) auf und informiert sich über das EXIST Gründungsstipendium.
  • Informationen zum EXIST Gründungsstipendium (exist.de)
  • EXIST Gründungsstipendium Handbuch (exist.de)
  • EXIST Gründungsstipendium Richtlinie (exist.de)

Antrag erarbeiten

• Das Gründungsteam erarbeitet ca. 3 Monate mit Feedback des Gründungsservices ein Ideenpapier (= Anlage 1 zum Antrag) und einen Coaching- und Sachmittelplan.
  • Coaching- und Sachmittelplan (exist.de)
  • Erläuterungen zum Coaching- und Sachmittelplan (exist.de)
• Der Antrag besteht aus einem formalen Bundesmittelantrag (=AZA, über easy Online ausfüllen) und vielen Anlagen (Ideenpapier und andere). Das Gründungsteam füllt den AZA aus und sendet den AZA-Entwurf als XML- und  PDF-Datei an das Gründungspostfach gruendung"AT"uni-hamburg.de Der Gründungsservice prüft den AZA formal und leitet die finale Version zur Unterschrift an das Drittmittelmanagement weiter, das rechtsverbindlich für die Universität unterschreiben darf. Das Gründungsteam holt alle Unterschriften zu den Anlagen ein und lädt diese in easy Online hoch (für "Bearbeitung fortsetzen" die vorher abgespeicherte XML-Datei nutzen).
  • Antrag AZA (easyOnline) - formaler Bundesmittelantrag
    • Nutzungsbedingungen akzeptieren>BMWE>Existenzgründungen aus der Wissenschaft>EXIST Gründungsstipendium
  • Antragsanlagen (exist.de)
  • Dienstleistungen des Drittmittelmanagements (siehe Bund/AdW), AnsprechpartnerInnen Drittmittelmanagement für das Projekt ggf. erfragen bei drittmittel"AT"uni-hamburg.de 

UHH Zugänge beantragen

Das Gründungsteam beantragt über den Arbeitsbereich der Mentorin/des Mentors bei der Fachbereichs IT (wenn nicht vorhanden, dann direkt beim RRZ) 

• B-Kennung (für Zugang zum UHH-Intranet KUS-Portal, Bestellsystem, SharePoint-Kontoauszug, UHH-Mail);
• ggf. Arbeitsplatzausstattung (Laptop, Bildschirm, Möbel, Raum).
  Die aus Mitteln der Mentorin/des Mentors beschafften Gegenstände können nicht an das gegründete Unternehmen übergeben werden!

Einkauf vorbereiten

• Plant 4 - 2 Wochen Vorlauf ein. Soll eine große Anschaffung oder eine 12-Monats-Lizenz eingekauft werden, organisiert den Einkauf bereits vor Projektbeginn, auch wenn noch keine Projektbewilliung vorliegt. Alle weiteren Informationen hierzu siehe Abschnitt "Finanzen".

Stipendienverträge vorbereiten

• Der Gründungsservice der Transferagentur sendet dem Gründungsteam einen Stammdatenfragebogen für die Erstellung der Stipendienverträge zu.
• Das Vertragsmanagement in der Transferagentur bereitet die Stipendienverträge vor.
  • Die Verträge werden erst fertiggestellt, wenn die Projektbewilligung im Drittmittelmanagement der Finanzabteilung vorliegt und die Drittmittelsachbearbeitung das Projektkonto (= PSP-Element) erstellt hat. 
• Nach Fertigstellung der Verträge beauftragt der Gründungsservice die Buchhaltung der Finanzabteilung mit der Stipendienauszahlung.

Projektbewilligung liegt vor

• Die Mentorin bzw. der Mentor und die Drittmittelsachbearbeitung erhalten einen Bewilligungsbescheid und leiten diesen an den Gründungsservice weiter.
  • Das Gründungsteam liest sich Bescheid, Anlagen und die Richtlinie(exist.de) genau durch.
• Die Drittmittelsachbearbeitung in der Finanzabteilung eröffnet das Projektkonto (PSP) und informiert den Gründungsservice.
• Die GründerInnen erhalten ihre Stipendienverträge. Die Stipendienverträge sind steuerpflichtig (siehe Infoseite im Vertrag).
• Die/der SprecherIn des Gründungsteams erhält Zugriff auf
  • UHH-Mail
  • KUS-Portal
  • SAP SRM-Bestellungen
  • SharePoint Kontoauszug
• Während des Projektes sind Meilensteine (MS) zu erreichen (siehe nächste Schritte). Hierzu berät Euch Euer Gründungsservice.
• Fragen an den PTJ (=Mittelgeber):
  • per Mail: schreibt immer beide im Bescheid genannte AnsprechpartnerInnen gemeinsam an, Gründungsservice in CC und nennt im Betreff das im Bewilligungsbescheid genannte Förderkennzeichen.
  • per Telefon: EXIST-Hotline 

1 Monat nach Projektbeginn

• MS: ESF-Fragebogen ausfüllen; Link wird durch beauftragtes Umfragezentrum verschickt (Gründungsteam)
• MS: EXIST-Monitoringfragebogen, Link wird durch PTJ zugesandt (Gründungsservice)
• Auftaktgespräch (Gründungsservice)

3 Monate nach Projektbeginn

• MS: Seminar (PTJ)

5 Monate nach Projektbeginn

• MS: Zwischenpräsentation (Gründungsteam)
• MS: Bewertung Zwischenstand (exist.de) beim Mittelgeber einreichen, Drittmittelmanagement in CC (Gründungsservice)

10 Monate nach Projektbeginn

• MS: Businessplan (exist.de) fertigstellen und präsentieren (Gründungsteam)
• MS: Ergebnisbericht (exist.de) und Businessplanbewertung beim Mittelgeber einreichen, Drittmittelmanagement  in CC (Gründungssservice)
• MS: EXIST-Monitoringfragebogen (Gründungsteam)

PSP-Element (Konto) und SharePoint-Kontoauszug

• Das Drittmittelmanagement legt euer PSP-Element (Konto) an, sobald euer Antrag bewilligt wurde und der Bewilligungsbescheid dort eingegangen ist. Die Drittmittelsachbearbeitung sorgt dafür, dass vierteljährlich Mittel vom Mittelgeber auf euer UHH-Konto (PSP-Element), von dem ihr eure Ausgaben bezahlt, abgerufen werden.
  • Dienstleistungen des Drittmittelmanagements (siehe Bund/AdW), AnsprechpartnerInnen Drittmittelmanagement (KUS-Intranet), ggf. erfragen bei drittmittel"AT"uni-hamburg.de 
• Über den SharePoint-Kontoauszug könnt ihr eure Ausgaben einsehen (B-Kennung ist Voraussetzung).
  • AnsprechpartnerInnen SharePoint-Kontoauszug (Sharepoint-Seiten)

Finanzplanänderungen

• Sobald sich die Stipendienhöhe eines Mitglieds ändert, Verschiebungen zwischen Sachmittel und Coaching-Mittel notwendig werden oder eine kostenneutrale Laufzeitverlängerung vorgenommen wird, muss beim PTJ eine Finanzplanänderung beantragt werden.
• Bereitet den geänderten Finanzplan vor und sendet diesen mit einer Begründung an den Gründungsservice gruendung"AT"uni-hamburg.de Der Gründungsservice lässt den geänderten Finanzplan vom Drittmittelmanagement unterschreiben und sendet diesen mit eurer Begründung per Mail an den PTJ.
  • Vorlage Finanzplan mit Änderungsantrag (PDF TA)

Sachmittelbestellungen organisieren

• Es ist wichtig, dass ihr den Inhalt der EXIST-Richtlinie und des Bewilligungsbescheides kennt.
• Reicht eure Bestellwünsche per Bedarfsanforderungsformular oder per SAP-SRM ein. Beides ist möglich.
• Bestellabwicklungen dauern 1 - 6 Wochen.
• Ab 1000 Euro reicht zum Wunschangebot zusätzlich 2 Vergleichsangebote ein oder begründet im Anforderungsformular mit 2 - 3 Sätzen, warum ausgerechnet nur dieser Anbieter in Frage kommt.
• Lieferungen an Privatadressen sind für EXIST-Projekte möglich (normalerweise nur an Einrichtungen der UHH). Gebt ggf. zunächst als Lieferadresse die Adresse der Mentorin/des Mentors an. Ihr könnt diese bei Bestellungen per SAP SRM oder Bedarfsanforderungsformular ggf. noch ändern.
• Informationen zum Einkauf - beachtet insbesondere die FAQ
• Bedarfsanforderung (PDF im KUS-Intranet)
• SAP-SRM Bestellzugang
  • Wenn ihr eine B-Kennung und ein PSP-Element habt, beantragt der Gründungsservice für euch einen SRM-Zugang (PDF im KUS-Intranet) und ihr erhaltet eine Schulung.
  • Bestellungen bis 5000 Euro könnt ihr in SAP SRM direkt einreichen - Bestellungen in höherem Wert müssen durch den Gründungsservice in SAP SRM genehmigt werden.
  • Sollte euch der Einkauf mal nicht antworten, checkt euer UHH-E-Mail-Postfach, das ihr mit der B-Kennung erhalten habt.
• AnsprechpartnerInnen Einkauf (KUS-Intranet)
• Funktionspostfach Einkauf: einkauf-citycampus"AT"uni-hamburg.de 

Werk- und Honorarverträge organisieren

• Das Team Werk- und Honorarverträge erstellt für euch die Verträge. Füllt eine Bedarfsanforderung zur Vertragserstellung aus und sendet diese an das Team.
  • Bedarfsanforderung (PDF im KUS-Intranet)
• Informationen zu Werk- und Honorarverträgen (KUS-Intranet)
• AnsprechpartnerInnen Team Werk- und Honorarverträge (KUS-Intranet)
• Funktionspostfach Team Werk- und Honorarverträge: werkvertrag"AT"uni-hamburg.de 

Reisekosten einreichen

• Für EXIST-StipendiatInnen gelten die Regeln für "Gäste". Bucht eure Reisen selbst und reicht die Belege mit Veranstaltungsagenda und Belegen beim Reisekostenteam ein.
  • Formular Einreichung von Reisekosten (PDF TA)
• Informationen zu Reisekosten für "Gäste" (KUS-Intranet)
• AnsprechpartnerInnen Team Reisekosten (KUS-Intranet)
• Funktionspostfach Team Reisekosten: reisen.uhh"AT"uni-hamburg.de 

Auslagen erstatten lassen (im Ausnahmefall)

• Generell sollen alle Ausgaben über die Universitätsverwaltung organisiert werden. Solltet ihr im Ausnahmefall doch einmal selbst eingekauft haben, könnt ihr euch die Ausgaben im Ausnahmefall erstatten lassen.
  • Auslagenerstattung (PDF im KUS-Intranet)
• Funktionspostfach Einkauf: einkauf-citycampus"AT"uni-hamburg.de 

12 Monate nach Projektstart

• Das Projekt endet nach 12 Monaten. 
• Mit guter Begründung kann das Gründungsteam zusammen mit dem Gründungsservice und der EXIST-Koordination beim Mittelgeber per Mail eine dreimonatige kostenneutrale Verlängerung der Projektlaufzeit beantragen. In diesem Zeitraum werden keine Stipendien mehr ausgezahlt, aber es können noch Bestellungen getätigt werden. Hierfür auch einen geänderten Finanzplan einreichen (siehe oben).
• Bestellungen nach Projektende sind grundsätzlich nicht möglich. Im Ausnahmefall kann das Gründungsteam beim Mittelgeber beantragen, dass im Verwendungsnachweis das Lieferdatum gilt, auch wenn die Buchung nach dem Projektzeitraum durchgeführt wird.

15 Monate nach Projektstart

• MS: Verwendungsnachweis (Finanznachweis - exist.de) erstellen (Drittmittelsachbearbeitung)
• Das gegründete Unternehmen erhält einen Übereignungsvertrag, der die Eigentumsübertragung von Gegenständen, Leistungen und Lizenzen regelt und eine De-Minimis-Bescheinigung (exist.de) für die Steuererklärung (Gründungsservice).
• Der Gründungsservice kümmert sich ebenso ggf. um die Austragung von Gegenständen über 800 Euro aus der Anlagenbuchhaltung.
  • Informationen der Anlagenbuchhaltung (KUS-Intranet)
  • Formular Abgang von Anlagevermögen (PDF im KUS-Intranet)

24 Monate nach Projektstart

• MS: EXIST-Monitoringfragebogen ausfüllen in Jahr 1, 3, 5 nach Projektende; der Mittelgeber versendet den Link (Gründungsteam)