Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung

Wir sind Ihre zentrale Anlaufstelle, wenn Sie als Mitglied der Universität Hamburg eine Tagung an der Universität durchführen möchten. Unser Service für Sie:

• Wir helfen Ihnen, die passenden Räumlichkeiten zu finden, und führen die Buchungen für Sie durch.
• Wir vermitteln Sie an die richtigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner innerhalb der Präsidialverwaltung, die Sie bei finanziellen und steuerrechtlichen Fragen im Rahmen Ihrer Tagung beraten und unterstützen.
• Wenn Sie Ihre Tagung in Kooperation mit Dritten durchführen, helfen wir Ihnen bei der Erstellung eines Kooperationsvertrages.
• Wir beraten Sie in veranstaltungsrechtlichen Fragen, z. B. in Bezug auf Rechte, Pflichten und Haftung.
• Bei Bedarf vernetzen wir Sie mit Rahmenvertragspartnern und universitätsnahen Dienstleistern, die Sie bei der Durchführung Ihrer Tagung unterstützen können.
• Wenn Sie technische Unterstützung benötigen, vermitteln wir Ihnen technische Fachkräfte, die vom Anfang bis zum Ende Ihrer Veranstaltung für Sie da sind. Auch zusätzliches technisches Equipment können Sie über unseren Rahmenvertragspartner beziehen.
• Wenn Sie Catering benötigen, besprechen wir mit Ihnen die Möglichkeiten einer Bewirtung auf dem Campus und stellen auf Wunsch die nötigen Kontakte her.
• Wir erarbeiten unter Berücksichtigung der räumlichen Rahmenbedingungen die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen für Ihre Tagung.
• Sofern Sonderöffnungszeiten oder zusätzliche Wachdienste notwendig sind, koordinieren wir diese und geben sie für Sie in Auftrag.
• In einigen Fällen sind Sonderreinigungen der Räumlichkeiten sinnvoll. Wir beraten Sie gerne und kümmern uns um die Bestellung.

Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn Sie als Studierende/r oder Angestellte/r der Universität Hamburg

• Seminarräume oder Hörsäle für Sonderveranstaltungen buchen möchten,
• eine Kooperationsveranstaltung mit externen Dritten planen,
• für den AStA, einen Fachschaftsrat oder eine studentische Gruppe Räume buchen möchten,
• eine Verlängerung der regulären Gebäudeöffnungszeiten für Ihre Veranstaltung benötigen,
• eine Außen- oder Foyerfläche der Universität Hamburg nutzen möchten.

Bitte nutzen Sie für Ihre universitätsinterne Raumanfrage das Antragsformular Raumvergabe.

Sie sind Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Universität Hamburg und möchten einen zentral verwalteten Hörsaal für eine Lehrveranstaltung buchen? Dann folgen Sie bitte diesem Link: Vergabe von zentralen Hörsälen

Zu den zentral verwalteten Hörsälen der Universität Hamburg zählen derzeit die Hörsäle im Hauptgebäude der Universität (Edmund-Siemers-Allee 1), im Audimax (Von-Melle-Park 4), im Gebäude der Erziehungswissenschaften (Von-Melle-Park 8) sowie im Überseering 35.

Eine Übersicht über alle Hörsäle der Universität Hamburg finden Sie hier: Hörsaal-Wegweiser

Wenn Sie Seminarräume oder einen dezentral verwalteten Hörsaal für Lehrveranstaltungen buchen möchten, wenden Sie sich bitte an das Geschäftszimmer des jeweiligen Instituts. Die dezentral verwalteten Räume können Sie auch in STiNE einsehen und dort anfragen.

Zulassungsfähig sind derzeit die folgenden Veranstaltungsarten:

Sitzungen von Gremien
- Sitzungen der Fachschaftsräte
- Sitzungen des AStA und des StuPa

Studentische Veranstaltungen
- Diskussionsveranstaltungen
- Vortragsveranstaltungen
- Informationsveranstaltungen
- Studentische Seminare
- Lesekreise/-abende
- Vorträge
- Workshops
- Filmvorführungen

Anmeldeverfahren

Der Antrag für eine Überlassung von Räumen oder Flächen ist mindestens drei Wochen vor der geplanten Veranstaltung an die Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung (Stab TH) an folgende E-Mail-Adresse zu stellen: veranstaltungsplanung@uni-hamburg.de
Unter Berücksichtigung verfügbarer Raumkapazitäten, der Sicherstellung der raumspezifischen Schutz- und Hygienemaßnahmen, u. a. Reinigung und Lüftung, sowie des Vorhandenseins einer spezifischen Gefährdungsbeurteilung gibt der Stab TH die Räume zur Nutzung frei.

Eine Liste der Teilnehmenden ist direkt nach der Veranstaltung von dem Veranstalter / der Veranstalterin per E-Mail an teilnehmerliste.th@uni-hamburg.de (teilnehmerliste.th"AT"uni-hamburg.de)zu senden.
Die Liste der Teilnehmenden wird zur Unterstützung der Nachverfolgbarkeit von Infektionsketten vom Stab TH maximal vier Wochen gespeichert.

Wenn Sie nicht Mitglied der Universität sind und eine Veranstaltung planen und dafür Räume oder Flächen der Universität anmieten möchten, helfen wir Ihnen gerne weiter.

• Wir beraten Sie bei der Suche nach den passenden Räumlichkeiten auf dem Campus, prüfen die Verfügbarkeit, erstellen Ihnen ein Angebot und führen die Buchungen für Sie durch.
• Generell besteht in den Räumen der Universität keine exklusive Cateringbindung. Wenn Sie Catering benötigen, besprechen wir mit Ihnen die Möglichkeiten einer Bewirtung und stellen auf Wunsch Kontakte her.
• Sie brauchen technische Unterstützung? Wir vermitteln Ihnen technische Fachkräfte, die vom Anfang bis zum Ende Ihrer Veranstaltung für Sie da sind. Zusätzliches technisches Equipment können Sie über unseren Rahmenvertragspartner beziehen.
• Bei Bedarf vernetzen wir Sie mit weiteren Rahmenvertragspartnern und universitätsnahen Dienstleistern, die Sie bei der Durchführung Ihrer Veranstaltung unterstützen können.
• Sofern Sonderöffnungszeiten oder zusätzliche Wachdienste notwendig sind, koordinieren wir diese und geben sie für Sie in Auftrag.
• In einigen Fällen sind Sonderreinigungen der Räumlichkeiten sinnvoll. Wir beraten Sie gerne und kümmern uns um die Bestellung.

Wenn Sie als Mitglied der Universität Hamburg ein Catering in den Räumen oder auf Flächen der Universität planen, folgen Sie bitte diesem Link: Catering

Die Fakultäten der UHH bieten in verschiedenen Gebäuden auf dem Universitätscampus die Reservierung von Arbeitsplätzen an. Die Nutzung der Arbeitsplätze ist Studierenden der Universität Hamburg vorbehalten. 

Zeiträume
Die Arbeitsplätze können von Montag bis Freitag von 08:30–13:00 Uhr, von 13:15–17:15 Uhr und von 17:30–21:30 Uhr genutzt werden.

Nutzungshinweise
Bitte bringen Sie Ihre Buchungsbestätigung, die Sie per E-Mail erhalten, und Ihren Studierendenausweis mit. Diese sind auf Nachfrage des Hauspersonals vorzuzeigen.
Jeden Morgen erfolgt eine Reinigung des Raumes durch die UHH; am Nachmittag und am Abend sind die Studierenden selber für eine Oberflächenreinigung ihres Platzes zuständig. Hilfsmittel wie Desinfektionsmittel stehen bereit. Bitte beachten Sie das Wegeleitungskonzept und halten sich an die allgemeinen Hygieneschutzmaßnahmen der UHH und die Nutzungsordnung der Arbeitsplätze.

Reservierung
Die Nutzung ist nur nach erfolgter Online-Reservierung (funktioniert nicht mit Internet Explorer) möglich. Sie benötigen Ihren Bibliotheksausweis einer Fachbibliothek. Da das Buchungstool ursprünglich nur für die Fachbibliotheken gedacht war, wird auf der Buchungsseite von Fachbibliothek gesprochen. Bitte lassen Sie sich dadurch nicht verunsichern; Sie können trotzdem einen studentischen Arbeitsplatz darüber buchen. Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an die Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung.

Räumliche Besonderheiten

• Von-Melle-Park 5: Der Raum ist ohne Tageslicht und die Lüftung ist für einen corona-gerechten Betrieb eingestellt, so dass hier ggf. mit Geräuschen der Lüftungsanlage zu rechnen ist.
• Geomatikum: Die Räume sind nicht barrierefrei.
• Überseering 35: Der Raum kann nur mit Zugangsberechtigungskarte für das Gebäude genutzt werden und ist deswegen den Studierenden der ansässigen Fachbereiche vorbehalten.