Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung

Wir sind Ihre zentrale Anlaufstelle, wenn Sie als Mitglied der Universität Hamburg eine Tagung an der Universität durchführen möchten. Unser Service für Sie:

• Wir helfen Ihnen, die passenden Räumlichkeiten zu finden, und führen die Buchungen für Sie durch.
• Wir vermitteln Sie an die richtigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner innerhalb der Präsidialverwaltung, die Sie bei finanziellen und steuerrechtlichen Fragen im Rahmen Ihrer Tagung beraten und unterstützen.
• Wenn Sie Ihre Tagung in Kooperation mit Dritten durchführen, helfen wir Ihnen bei der Erstellung eines Kooperationsvertrages.
• Wir beraten Sie in veranstaltungsrechtlichen Fragen, z. B. in Bezug auf Rechte, Pflichten und Haftung.
• Wir beauftragen für Sie eine fach- und ortskundige Veranstaltungsleitung gemäß den Vorgaben der Versammlungsstättenverordnung, weil die Sicherheit Ihrer Veranstaltung an erster Stelle steht. Den Kostenrahmen ermitteln wir im Voraus.
• Bei Bedarf vernetzen wir Sie mit Rahmenvertragspartnern und universitätsnahen Dienstleistern, die Sie bei der Durchführung Ihrer Tagung unterstützen können.
• Wenn Sie technische Unterstützung benötigen, vermitteln wir Ihnen technische Fachkräfte, die vom Anfang bis zum Ende Ihrer Veranstaltung für Sie da sind. Auch zusätzliches technisches Equipment können Sie über unseren Rahmenvertragspartner beziehen.
• Wenn Sie Catering benötigen, besprechen wir mit Ihnen die Möglichkeiten einer Bewirtung auf dem Campus und stellen auf Wunsch die nötigen Kontakte her.
• Wir erarbeiten unter Berücksichtigung der räumlichen Rahmenbedingungen die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen für Ihre Tagung.
• Sofern Sonderöffnungszeiten oder zusätzliche Wachdienste notwendig sind, koordinieren wir diese und geben sie für Sie in Auftrag.
• In einigen Fällen sind Sonderreinigungen der Räumlichkeiten sinnvoll. Wir beraten Sie gerne und kümmern uns um die Bestellung.

Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn Sie als Studierende/r oder Angestellte/r der Universität Hamburg

• Seminarräume oder Hörsäle für Sonderveranstaltungen buchen möchten,
• eine Kooperationsveranstaltung mit externen Dritten planen,
• für den AStA, einen Fachschaftsrat oder eine studentische Gruppe Räume buchen möchten,
• eine Verlängerung der regulären Gebäudeöffnungszeiten für Ihre Veranstaltung benötigen,
• eine Außen- oder Foyerfläche der Universität Hamburg nutzen möchten.

Bitte nutzen Sie für eine einfache, rein universitätsinterne Raumbuchung das Antragsformular Raumvergabe.

Für alle anderen Arten von Veranstaltungen (z. B. mehrtägig, mehrere Räume, Kooperationen, Beteiligung Externer, mit Aufbauten, mit Catering) füllen Sie bitte die Pflichtmitteilung aus und senden Sie diese an veranstaltungsplanung"AT"uni-hamburg.de.

Sie sind Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Universität Hamburg und möchten einen zentral verwalteten Hörsaal für eine Lehrveranstaltung buchen? Dann folgen Sie bitte diesem Link: Vergabe von zentralen Hörsälen

Zu den zentral verwalteten Hörsälen der Universität Hamburg zählen derzeit die Hörsäle im Hauptgebäude der Universität (Edmund-Siemers-Allee 1), im Audimax (Von-Melle-Park 4), im Gebäude der Erziehungswissenschaften (Von-Melle-Park 8) sowie im Überseering 35.

Eine Übersicht über alle Hörsäle der Universität Hamburg finden Sie hier: Hörsaal-Wegweiser

Wenn Sie Seminarräume oder einen dezentral verwalteten Hörsaal für Lehrveranstaltungen buchen möchten, wenden Sie sich bitte an das Geschäftszimmer des jeweiligen Instituts. Die dezentral verwalteten Räume können Sie auch in STiNE einsehen und dort anfragen.

Bitte stellen Sie Ihren Antrag für eine Überlassung von Räumen oder Flächen unter Berücksichtigung einer Frist von mindestens vier Wochen vor der geplanten Veranstaltung bei der Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung: veranstaltungsplanung"AT"uni-hamburg.de.

Wenn Sie nicht Mitglied der Universität sind und eine Veranstaltung planen und dafür Räume oder Flächen der Universität anmieten möchten, helfen wir Ihnen gerne weiter.

• Wir beraten Sie bei der Suche nach den passenden Räumlichkeiten auf dem Campus, prüfen die Verfügbarkeit, erstellen Ihnen ein Angebot und führen die Buchungen für Sie durch.
• Wir beauftragen für Sie eine fach- und ortskundige Veranstaltungsleitung gemäß den Vorgaben der Versammlungsstättenverordnung, weil die Sicherheit Ihrer Veranstaltung an erster Stelle steht. Den Kostenrahmen ermitteln wir im Voraus (Stundensatz EUR 100,- bis EUR 140,- zzgl. MWSt.).
• Generell besteht in den Räumen der Universität keine exklusive Cateringbindung. Wenn Sie Catering benötigen, besprechen wir mit Ihnen die Möglichkeiten einer Bewirtung und stellen auf Wunsch Kontakte her.
• Sie brauchen technische Unterstützung? Wir vermitteln Ihnen technische Fachkräfte, die vom Anfang bis zum Ende Ihrer Veranstaltung für Sie da sind. Zusätzliches technisches Equipment können Sie über unseren Rahmenvertragspartner beziehen.
• Bei Bedarf vernetzen wir Sie mit weiteren Rahmenvertragspartnern und universitätsnahen Dienstleistern, die Sie bei der Durchführung Ihrer Veranstaltung unterstützen können.
• Sofern Sonderöffnungszeiten oder zusätzliche Wachdienste notwendig sind, koordinieren wir diese und geben sie für Sie in Auftrag.
• In einigen Fällen sind Sonderreinigungen der Räumlichkeiten sinnvoll. Wir beraten Sie gerne und kümmern uns um die Bestellung.

Bitte richten Sie Ihre Anfrage an veranstaltungsplanung"AT"uni-hamburg.de.

Wenn Sie als Mitglied der Universität Hamburg ein Catering in den Räumen oder auf Flächen der Universität planen, folgen Sie bitte diesem Link: Catering.