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Ein Projekt, welches derzeit erhebliche Kräfte bindet und welches auf Grund bestehender Schwierigkeiten zu recht auf Kritik in Wissenschaft und Verwaltung stößt, ist die Umstellung unseres Rechnungswesens zum Jahreswechsel 2008/2009. Die Entscheidung des Senats für ein rein kaufmännisches Rechnungswesen und damit die Aufgabe des bis dahin betriebenen doppelten Aufwands durch ein zugleich kaufmännisches und kamerales Rechnungswesen ist grundsätzlich zu begrüßen. Allerdings hat der durch Senatsbeschluss vorgegebene Zeitpunkt der Umstellung die Universität stark gefordert. Die Ursachen für die bestehenden Probleme im Projekt sind insbesondere die folgenden:

• Der durch die Gesamtprojektleitung der BWF um ein halbes Jahr nach hinten verschobene Projektstart (Mitte 2008 statt Januar 2008) hat dazu geführt, dass die ohnehin knapp bemessene Vorbereitungszeit auf den Umstellungszeitpunkt nochmals deutlich reduziert wurde.

• Die Tatsache, dass das neue System an der Hochschule für Angewandte Wissenschaften (HAW) pilotiert wurde, hat dazu geführt, dass die Komplexität der Geschäftsabläufe und die Steuerungsanforderungen unserer deutlich größeren und drittmittelstärkeren Universität Hamburg bei der Entwicklung des Systems nicht berücksichtigt wurden. Wir müssen jetzt die notwendigen Strukturen als „Systemanpassungen“ einzeln entwickeln und bei der BWF beantragen.

• Die Finanzverwaltungen in den Fakultäten, aber auch in der zentralen Präsidialverwaltung sind parallel immer noch mit der Abarbeitung der Altlasten im Bereich der Jahresabschlüsse der Vorjahre beschäftigt (Altlasten). In den Jahren 2007 und 2008 wurden insgesamt 15 Jahresabschlüsse erarbeitet, kaufmännisch und kameral, für die Universität und die HWP sowie für die Tochtergesellschaften der Universität für die Jahre 2003–2007. Derzeit wird der Jahresabschluss 2008 erstellt, der insofern eine besondere Bedeutung hat und besonders aufwändig ist, als die Zahlen die Ausgangsbasis für das neue Rechnungswesensystem darstellen.

• Die Gesamtprojektleitung für das Projekt liegt bei der BWF. Hier wird über Zeitplan, Beratereinsatz, Budget, Aufträge an die Berater und Prioritätensetzung entschieden. Dies hat dazu geführt, dass die Handlungsprioritäten der Universität nicht hinreichend berücksichtigt wurden.

Um die bestehenden Probleme zu lösen, hat ein Krisengespräch zwischen der Behördenleitung der BWF und der Kanzlerin und dem Vizepräsidenten Fischer (wegen der Abbildung der Maßnahmen aus Studiengebühren) stattgefunden, in dem wir darauf gedrängt haben, dass der Prozess nun von Seiten der Universität stärker mitgestaltet werden kann und muss.

Außerdem wurde für die Bereiche Drittmittelmanagement, Controlling und Organisationsentwicklung, in denen aus Sicht der Universität besonders großer Handlungsbedarf besteht (der von der BWF bislang nicht gesehen und bei der Projektplanung und dem Einsatz der Berater unberücksichtigt blieb), ein eigenes Projekt von Präsidialverwaltung und Fakultätsverwaltungen mit Unterstützung durch die Unternehmensberatung Ernst & Young initiiert. Die Personalräte sind beratend im Lenkungsgremium des Projekts einbezogen.

Es wird erwartet, dass das Rechnungswesen bis Ende des Jahres so ausgeprägt sein wird, dass es den Bedürfnissen der Universität sehr viel besser entspricht.