Februar 2013, Nr. 47
AUS DER VERWALTUNG
Der Bericht der externen Expertengruppe steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Intranet zur Verfügung. Foto: UHH/Baumann
Experten-Empfehlungen zum Zukunftskonzept liegen vor
In dem umfangreichen Dokument sprechen die Expertinnen und Experten rund 80 Empfehlungen für die Universitätsverwaltung aus. Zudem beantwortete die Expertengruppe einen vom Präsidium eingereichten und vom operativen Lenkungsgremium ergänzten Fragenkatalog mit etwa 50 weiteren Anregungen. Die Themen reichen von der Empfehlung, ein Leitbild gemeinsamen Handelns zu entwickeln, bis hin zu grundsätzlichen Fragen zur Strukturierung der Universität. An dieser Stelle können nicht alle Punkte dargestellt werden, daher eine kurze Übersicht über einige der wichtigsten Themenfelder:
Governance
Der Bericht beschäftigt sich ausführlich mit Governance-Fragen, also mit den Steuerungsprozessen innerhalb der Universität und im Zusammenspiel zwischen der Hochschule und der Hansestadt Hamburg. Die Expertinnen und Experten nennen das Modell der „Neuen Steuerung“ als Referenz, das sich etwa durch „eine Abkehr von der staatlichen Detailsteuerung“ auszeichnet. Dafür sollte die Universität größere Selbständigkeit gegenüber der Freien und Hansestadt erhalten, insbesondere im Personalbereich und im Bau- und Gebäudemanagement.
Darüber hinaus empfehlen die Expertinnen und Experten u.a. eine Flexibilisierung der Struktur- und Entwicklungspläne, einen verstärkten Vergleich mit anderen Hochschulen im Sinne des Benchmarking und die Entwicklung eines Leitbildes für die Verwaltung.
Fakultäten
Der Bericht empfiehlt, aufgrund des Feedbacks aus den Gesprächen mit Universitätsmitgliedern, die die Expertengruppe geführt hat, über „Größe und Zahl der Fakultäten“ nachzudenken. Der Vorschlag der Experten: Elf Fakultäten ohne weitere Untergliederung in Fachbereiche.
Steuerungsebenen und Zuständigkeiten
Auf der Fakultätsreform, die die Expertengruppe empfiehlt, aufbauend, werden zwei Steuerungsebenen vorgeschlagen: Präsidium mit zentraler Verwaltung und Fakultäten. Daraus resultierend müsste durch Prozess- und Zuständigkeitsanalysen geklärt werden, wo welche Verantwortungen liegen. Themen wie etwa Beschaffungs- und Personalwesen müssten aus dieser Perspektive betrachtet werden.
Verwaltungs-Organisation
Die Expertinnen und Experten meinen, dass wesentliche Verwaltungsprozesse an der Universität Hamburg klarer gestaltet werden müssten. Daher empfehlen sie, insbesondere bei publikumsintensiven Geschäftsprozessen, den Gedanken eines „Front-Office-/Back-Office-Modells“ zu diskutieren. Das bedeutet, dass im sogenannten Front Office der unmittelbare Kontakt zwischen Wissenschaftler/innen oder Studierenden und Mitarbeiter/innen der Verwaltung stattfindet, während das Back-Office die internen Abläufe realisiert, ohne dass Wissenschaftler/innen oder Studierende sich im Einzelnen damit befassen müssten.
Kommunikation
Die Expertengruppe kommt zu der Einschätzung, dass die Kommunikation innerhalb der Universität häufig als mangelhaft wahrgenommen wird. Aspekte wie mangelnde Wertschätzung, fehlender Informationsfluss und unzureichende Führungskompetenz würden hierfür eine Rolle spielen. Um auf diesen Gebieten eine Veränderung erreichen zu können, haben die Expertinnen und Experten eine Reihe von Empfehlungen und schlagen etwa für die Verbesserung des Informationsflusses u.a. eine Neugestaltung des Internetauftritts der Universität vor – einschließlich der Bereitstellung von neuen Formularen, Handbüchern, Telefonverzeichnissen usw. in einem Intranet zur leichteren Orientierung.
Darüber hinaus könnten, so die Expertinnen und Experten, eine persönlichere Ansprache, Auszeichnungen (z.B. Team-Awards) für Mitarbeiter/innen sowie die Förderung von Verantwortungsübernahme weitere Maßnahmen sein.
Wie geht es weiter?
„Wir werden in den kommenden Wochen die Empfehlungen in den zuständigen Gremien und Organen ausführlich diskutieren“, erklärt Universitätspräsident Prof. Dr. Dieter Lenzen. Dafür wird das Präsidium auch einen Umsetzungsvorschlag erarbeiten, der u.a. in der Universitätskammer, den beiden Lenkungsgruppen des Projektes, im Akademischen Senat und im Hochschulrat beraten und weiterentwickelt wird. Ziel wird es sein, gemeinsam und im Austausch zwischen Wissenschaft und Verwaltung eine optimale Verwaltungsstruktur zu entwickeln, die den Zielen von Lehre und Forschung dient.
Die Expertengruppe hat bezüglich der Umsetzung ihrer Empfehlungen die Notwendigkeit einer Priorisierung erkannt. Für sie steht an erster Stelle „die Restrukturierung von Geschäftsprozessen, an denen mehrere Ebenen beteiligt sind und nicht eindeutig geklärt scheint, wer auf welcher Ebene welche Entscheidung treffen soll“. Zudem werden einige Anregungen schon seit längerem in unabhängigen Teilprojekten umgesetzt oder geplant, wie die Nachbesserungen bei den IT-Prozessen im Finanzbereich (SAP).
Governance
Der Bericht beschäftigt sich ausführlich mit Governance-Fragen, also mit den Steuerungsprozessen innerhalb der Universität und im Zusammenspiel zwischen der Hochschule und der Hansestadt Hamburg. Die Expertinnen und Experten nennen das Modell der „Neuen Steuerung“ als Referenz, das sich etwa durch „eine Abkehr von der staatlichen Detailsteuerung“ auszeichnet. Dafür sollte die Universität größere Selbständigkeit gegenüber der Freien und Hansestadt erhalten, insbesondere im Personalbereich und im Bau- und Gebäudemanagement.
Darüber hinaus empfehlen die Expertinnen und Experten u.a. eine Flexibilisierung der Struktur- und Entwicklungspläne, einen verstärkten Vergleich mit anderen Hochschulen im Sinne des Benchmarking und die Entwicklung eines Leitbildes für die Verwaltung.
Fakultäten
Der Bericht empfiehlt, aufgrund des Feedbacks aus den Gesprächen mit Universitätsmitgliedern, die die Expertengruppe geführt hat, über „Größe und Zahl der Fakultäten“ nachzudenken. Der Vorschlag der Experten: Elf Fakultäten ohne weitere Untergliederung in Fachbereiche.
Steuerungsebenen und Zuständigkeiten
Auf der Fakultätsreform, die die Expertengruppe empfiehlt, aufbauend, werden zwei Steuerungsebenen vorgeschlagen: Präsidium mit zentraler Verwaltung und Fakultäten. Daraus resultierend müsste durch Prozess- und Zuständigkeitsanalysen geklärt werden, wo welche Verantwortungen liegen. Themen wie etwa Beschaffungs- und Personalwesen müssten aus dieser Perspektive betrachtet werden.
Verwaltungs-Organisation
Die Expertinnen und Experten meinen, dass wesentliche Verwaltungsprozesse an der Universität Hamburg klarer gestaltet werden müssten. Daher empfehlen sie, insbesondere bei publikumsintensiven Geschäftsprozessen, den Gedanken eines „Front-Office-/Back-Office-Modells“ zu diskutieren. Das bedeutet, dass im sogenannten Front Office der unmittelbare Kontakt zwischen Wissenschaftler/innen oder Studierenden und Mitarbeiter/innen der Verwaltung stattfindet, während das Back-Office die internen Abläufe realisiert, ohne dass Wissenschaftler/innen oder Studierende sich im Einzelnen damit befassen müssten.
Kommunikation
Die Expertengruppe kommt zu der Einschätzung, dass die Kommunikation innerhalb der Universität häufig als mangelhaft wahrgenommen wird. Aspekte wie mangelnde Wertschätzung, fehlender Informationsfluss und unzureichende Führungskompetenz würden hierfür eine Rolle spielen. Um auf diesen Gebieten eine Veränderung erreichen zu können, haben die Expertinnen und Experten eine Reihe von Empfehlungen und schlagen etwa für die Verbesserung des Informationsflusses u.a. eine Neugestaltung des Internetauftritts der Universität vor – einschließlich der Bereitstellung von neuen Formularen, Handbüchern, Telefonverzeichnissen usw. in einem Intranet zur leichteren Orientierung.
Darüber hinaus könnten, so die Expertinnen und Experten, eine persönlichere Ansprache, Auszeichnungen (z.B. Team-Awards) für Mitarbeiter/innen sowie die Förderung von Verantwortungsübernahme weitere Maßnahmen sein.
Wie geht es weiter?
„Wir werden in den kommenden Wochen die Empfehlungen in den zuständigen Gremien und Organen ausführlich diskutieren“, erklärt Universitätspräsident Prof. Dr. Dieter Lenzen. Dafür wird das Präsidium auch einen Umsetzungsvorschlag erarbeiten, der u.a. in der Universitätskammer, den beiden Lenkungsgruppen des Projektes, im Akademischen Senat und im Hochschulrat beraten und weiterentwickelt wird. Ziel wird es sein, gemeinsam und im Austausch zwischen Wissenschaft und Verwaltung eine optimale Verwaltungsstruktur zu entwickeln, die den Zielen von Lehre und Forschung dient.
Die Expertengruppe hat bezüglich der Umsetzung ihrer Empfehlungen die Notwendigkeit einer Priorisierung erkannt. Für sie steht an erster Stelle „die Restrukturierung von Geschäftsprozessen, an denen mehrere Ebenen beteiligt sind und nicht eindeutig geklärt scheint, wer auf welcher Ebene welche Entscheidung treffen soll“. Zudem werden einige Anregungen schon seit längerem in unabhängigen Teilprojekten umgesetzt oder geplant, wie die Nachbesserungen bei den IT-Prozessen im Finanzbereich (SAP).
Red.