Erasmus-Sprachreisen für Universitätspersonal

Die Erasmus-Sprachreisen werden jährlich im November ausgeschrieben. Ihre Bewerbung auf einen Erasmus-Zuschuss für Ihre Sprachreise erfolgt über die Datenbank Mobility Online.

Das Online-Bewerbungsportal ist vom 1. bis 30. November freigeschaltet. Außerhalb dieser Zeiten ist keine Bewerbung möglich.

Zum Bewerbungsformular für eine Erasmus-Sprachreise 

1. Bewerbung auf eine Erasmus- Sprachreise

• Online-Bewerbung und Registrierung in der Datenbank Mobility Online
• Vervollständigung der Personenstammdaten
• Upload der Bewerbungsunterlagen:
  • Motivationsschreiben
  • Lebenslauf (mit Angaben der erlernten Fremdsprachen und dem aktuellen Stand der Beherrschung)
  • Sprachkursangebot bzw. Dokumentation des Stands Ihrer Vorbereitung (z.B. durch eine entsprechende E-Mail des Sprachinstituts)
  • Bestätigung der vorgesetzten Person, dass die Fortbildung sowie die damit einhergehende Freistellung (Bildungsurlaub) möglich und gewünscht ist

Ihre Bewerbung auf einen Erasmus-Zuschuss wird nun in einem Ausschussverfahren geprüft und bewertet.
Ist dieses abgeschlossen, erhalten Sie eine E-Mail, die Sie über die Annahme oder Ablehnung Ihrer Bewerbung informiert.

2. Vor Beginn der Sprachreise - Antragstellung

• Vervollständigung der Bankdaten, Angabe des zuständigen Finanzamtes
• Upload der Bestätigung über den genehmigten Bildungsurlaub
• Upload des ausgefüllten und von allen Parteien (Teilnehmer:in, Vorgesetzte:r, Sprachschule) unterzeichneten Mobility Agreements (PDF)
• Ausdruck und Einsendung des unterschriebenen Grant Agreements im Original (wird in der Datenbank generiert)

Nach Unterzeichnung durch die Erasmus-Hochschulkoordinatorin wird das Grant Agreement in Ihrem Datensatz hochgeladen. Sobald alle Unterlagen vollständig in der Datenbank vorliegen, wird die erste Rate in Höhe von 80% ausgezahlt.

3. Nach Ende der Sprachreise

• Upload der ausgefüllten und von der Sprachschule unterschriebene Confirmation of Stay for Staff Training (PDF)
• Übermittlung des EU-Surveys (den Link hierzu erhalten Sie nach Beendigung Ihres Aufenthalts)
• Upload des Erfahrungsberichts (DOC, bitte nutzen Sie die Vorlage) - Leitfaden Erfahrungsbericht
• Vervollständigung der Angaben zu Ihrer Mobilität in Mobility Online zur Ausstellung der Teilnahmebescheinigung 

Sind alle Angaben vollständig und Dokumente in der Datenbank hochgeladen, lassen wir Ihnen die Teilnahmebescheinigung zukommen und weisen die 2. Rate Ihrer Förderung an.

Auswahlkriterien

Voraussetzung für die Teilnahme am Auswahlverfahren ist eine vollständige und fristgerecht eingereichte Bewerbung. Die Auswahl erfolgt nach folgenden Kriterien

• Verwendung der Arbeitssprache im Arbeitsalltag
• Schlüssigkeit und Vorbereitung des Vorhabens
• Anzahl der bereits absolvierten Erasmus-Sprachreisen (vorrangige Berücksichtigung von Mitarbeiter:innen, die zum ersten Mal eine Erasmus-Sprachreise absolvieren)
• Eine Förderung von Mitarbeiter:innen aus möglichst verschiedenen Bereichen wird angestrebt

Der Auswahlausschuss tagt etwa zwei Wochen nach Bewerbungsschluss. Die Entscheidungen werden den Bewerberinnen und Bewerbern in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach der Sitzung bekannt gegeben.

Worauf muss ich in meiner Bewerbung achten?

Aus Ihrer Bewerbung sollte hervorgehen, inwieweit Sie die Fremdsprache in Ihrem Arbeitsalltag verwenden. Schildern Sie uns in Ihrem Motivationsschreiben gerne konkrete Situationen, in denen Sie sprachlich an Ihre Grenzen geraten oder in welchen Bereichen Sie sich sprachlich verbessern möchten. Erläutern Sie uns ebenfalls, welche lokalen Angebote Sie bereits genutzt haben.

Was ist zum Thema Bildungsurlaub zu beachten?

Der Sprachkurs muss in Hamburg offiziell als Bildungsurlaub anerkannt sein. Damit der Kurs über das Erasmus+ Programm gefördert werden kann, muss es sich um eine zertifizierte Sprachenschule innerhalb des Erasmusraums handeln und es müssen mindestens 270 Minuten Unterricht täglich erfolgen. Bitte informieren Sie sich auf der Website Bildungsurlaub Hamburg über Sprachkurse, die als Bildungsurlaub in Hamburg anerkannt sind.

Der Antrag auf Bildungsurlaub wird bei der Personalabteilung gestellt. Bitte informieren Sie sich bei der Personalabteilung darüber, wie viele Tage Bildungsurlaub Sie beantragen können, welche Unterlagen Sie einreichen müssen und welche Voraussetzungen für den Antrag auf Bildungsurlaub erfüllt sein müssen.

Aufenthaltskosten

Als Aufenthaltskosten werden Ihnen Tagespauschalen erstattet, die je nach Zielland variieren:

Fahrtkosten

Erstattet werden, je Aufenthalt (Hin- und Rückfahrt) und in Abhängigkeit von der Distanz, folgende Festbeträge:

Welche Fahrtkosten Ihnen erstattet werden, können Sie mit Hilfe des Distanzrechners ermitteln. Hierfür geben Sie bitte den Abfahrtsort und den Zielort ein, die Entfernung wird automatisch berechnet.

Green Erasmus 

Sofern Sie grün reisen, d.h. für mehr als 50% der Strecke ein nachhaltiges Verkehrsmittel nutzen (Bahn, Bus, Mitfahrgelegenheit im Auto, Rad, zu Fuß), können Sie einen einmaligen Zuschlag in Höhe von 30-80 EUR erhalten. Wenn sich Ihre Reise dadurch verlängert, können Ihnen max. 4 weitere Tage gefördert werden.

Programmvorgaben

• Aufenthaltsdauer: Mindestens 2 bis max. 10 aktive Aufenthaltstage (Arbeitstage) an der Sprachschule. Zusätzlich zu den Aufenthaltstagen können der An- und Abreisetag mit der Tagespauschale vergütet werden, sofern diese unmittelbar vor bzw. nach dem Kurs liegen.
• Grundsätzlich können nur Aufenthaltstage gefördert werden, an denen eine Aktivität im Sinne des Programms stattgefunden hat.

Vorfinanzierung der Fahrt- und Aufenthaltskosten

Vorbehaltlich der Mittelfreigabe durch den DAAD erhalten Sie innerhalb von 30 Tagen nach Unterzeichnung des Grant Agreements (GA) durch beide Parteien (Teilnehmer:in und Erasmus-Hochschulkoordination) eine Vorfinanzierungszahlung in Höhe von 80% der Gesamtkosten. Die verbleibenden 20% Ihrer Fördersumme werden Ihnen nach Ihrer Rückkehr ausgezahlt, sobald Sie die erforderlichen Unterlagen eingereicht haben.

Stipendien für Fortbildungen im Rahmen des Erasmus-Programms sind steuerfrei, solange sie für die Erfüllung der Fortbildung erforderlich sind. Darüber hinausgehende bzw. nicht aufgewendete Förderbeträge sind zu versteuern.

Nachdem Sie sich erfolgreich für eine Erasmus-Sprachreise beworben haben, müssen Sie vor und nach Ihrem Auslandsaufenthalt verschiedene Formulare einreichen.

Vor dem Aufenthalt

• Staff Mobility Agreement for Training (PDF)
• Bestätigung über den genehmigten Bildungsurlaub – erhalten Sie von Ihrer Personalabteilung 
• Grant Agreement im Original – wird in der Datenbank generiert 

Nach dem Aufenthalt

• Confirmation of Stay for Staff Training (PDF)
• Online EU-Survey –  Link wird per E-Mail zugeschickt
• Erfahrungsbericht (DOC) - Leitfaden zum Erfahrungsbericht (PDF)