Datenschutzerklärung für Externe

Informationspflichten nach Artikel 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Hiermit kommen wir unseren datenschutzrechtlichen Informationspflichten bezüglich externer Personenkreise nach und möchten Sie im Folgenden in transparenter Weise über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten informieren.

Grundsätzlich werden alle Personen, die durch die automatische Vergabe der Benutzerkennungen durch die Universität Hamburg (Studierende, Bedienstete) nicht erfasst sind, vereinfacht dargestellt, als „Externe“ definiert. Ausnahmsweise werden externen Personen anlassbezogen Benutzerkennungen in einem zeitlich begrenzten Rahmen vergeben, beispielsweise wenn dies im Rahmen von vertraglich vereinbarten Dienstleistungen oder gesetzlich vorgeschriebenen Prüfverfahren erforderlich ist.

1. Personen und Kontaktdaten

a. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist die Universität Hamburg, Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Die Kontaktdaten lauten:

Universität Hamburg
vertreten durch den Präsidenten
Mittelweg 177
20148 Hamburg
praesident"AT"uni-hamburg.de

b. Datenschutzbeauftragte/r

Darüber hinaus erreichen Sie die/den Datenschutzbeauftragte/n unter:

Datenschutzbeauftragte/r der Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
dsb@uni-hamburg.de(dsb"AT"uni-hamburg.de )

2. Zweck/e der Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden für folgende/n Zweck/e verarbeitet:

Anfrage von individuellen Angeboten für Arbeiten oder Dienstleistungen
Durchführung Vergabeverfahren/ Ausschreibungsverfahren
Durchführung im Rahmen einer Lehrbefugnis als Privatdozent/in oder Gastdozent/in
Abschließen eines Dienstleistungs- oder Werkvertrags, Ausführung einer Bestellung oder Abschluss sonstiger Verträge
Begleichung von Rechnungen
Kooperationen mit anderen Hochschulen sowie sonstigen Kooperationspartnern
Korrespondenz mit Gerichten und Anwälten zum Zweck der Abwehr oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
Gilt bei Vergabe einer zeitlich begrenzten B-Kennung: Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs: Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen zur Herstellung der umfassenden Sichtbarkeit im Hinblick auf mögliche Angriffe in den Netzwerken und auf die Infrastruktur der UHH sowie deren Aufbereitung, Aggregierung und Anreicherung und Darstellung in einem Portal als Arbeitsgrundlage für ein UHH-Security Operation Center (UHH-SOC).

3. Rechtsgrundlage/n

Rechtsgrundlage/n für die Verarbeitung ist/sind:

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grund folgender Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragliche Rechtsgrundlage), z.B. bei Abschluss von Verträgen mit Dienstleistern, Kooperationspartnern oder Privatdozent/innen
Hamburgische Vergaberichtlinie (HmbVgRL anwendbar für staatliche Hochschulen) i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 HmbDSG i.V.m. §§ 3, 4 HmbHG zur Erfüllung von Aufgaben im öffentlichen Interesse, u.a. gemäß § 3 Abs. 12 HmbHG Vereinbarung mit Unternehmen sowie die jeweilig zu erfüllende Aufgabe der UHH
Die Universität Hamburg verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Vergabe einer zeitlich begrenzten B-Kennung zudem zu Zwecken der IT-Sicherheit, Informationssicherheit, Datensicherheit und zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen IT-Betriebs. Insbesondere finden Verarbeitungen zum Zwecke der Detektion von Angriffen auf die IT-Infrastruktur und IT-Dienste der UHH statt. Rechtsgrundlage für die einzelnen Maßnahmen können Art. 6 Abs. 1 lit. c, e DSGVO, jeweils in Verbindung mit Art. 32 DSGVO, §§ 4, 6 Abs. 1 HmbDSG, der entsprechenden Aufgabenzuweisung, deren Erfüllung das entsprechende IT-System dient oder in Verbindung mit spezialgesetzlich angeordneten Maßnahmen sein.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Es werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

Adressdaten:
Straße/ Hausnummer/ PLZ/ Ort/ Adresszusatz/ Abweichender Empfänger/ Kreis/ Land/ Straße/ Hausnummer
Kommunikationsdaten:
Telefonnummer/ E-Mail-Adresse
Finanzdaten:
IBAN/ BIC/ Kreditinstitut
Identifikationsdaten:
Akademischer Titel/ Vorname/ Nachname/ Geburtsdatum
Authentifizierungsdaten:
Benutzerkennung/ Passwort/ Passworthinweis/ Sicherheitsfrage
Daten im Rahmen der Forschungstätigkeit:
Tätigkeiten als Gastprofessor und -dozent/ Publikationen/ Mitwirkung an nationalen und internationalen Lehr- oder Forschungskooperationen/ wissenschaftliche Vorträge
Protokolldaten:
IP-Adresse/ MAC-Adresse/ IMEI-Nummer/ Zeitstempel/ Rechner- bzw. Servername

5. Kategorien betroffener Personen

Es werden folgende Kategorien Betroffener verarbeitet:

a. Externer Personenkreis ohne Benutzerkennung

Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler
externe Dienstleister
Kooperationspartner
Interessenten

b. Externer Personenkreis ohne Benutzerkennung, aber Beantragung möglich

Lehrbeauftragte i.S.d. § 17 HmbHG:
Professorinnen und Professoren
Privatdozentinnen und Privatdozenten
Kooperationspartner im Kontext hochschulübergreifender Studiengänge
SUB (Kooperationspartner)

c. Externer Personenkreis mit zeitlich begrenzter B-Kennung

Externe Betriebsprüfer (z.B. Finanzamt, Deutsche Rentenversicherung)
ehemalige Angehörige der Universität, die eine Weiternutzung der IT-Ressourcen der Universität wünschen (detaillierte Begründung notwendig)
Externe Dienstleister im Rahmen vertraglich vereinbarter EDV-Unterstützungsleistungen

6. Empfänger / Kategorien von Empfängern

Die personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger / Kategorien von Empfängern übermittelt:

Eine UHH-interne Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten oder weiterer Aufgaben im Zusammenhang mit denen in Punkt Nr. 2 genannten Zwecken.

Eine UHH-externe Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten kann unter folgenden Umständen stattfinden.

Weiterleitung Ihrer Kontaktdaten zur Abstimmung mehrerer Auftragnehmer untereinander, im Falle einer Beauftragung eines weiteren Dienstleisters/ Lieferanten zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten, welche wir im Rahmen der Zusammenarbeit mit Ihnen vereinbart haben.
Beauftragung von Unterstützungsleistungen, bei denen ein Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten notwendig ist oder zumindest nicht vollkommen ausgeschlossen werden kann. Hierzu gehören z.B. EDV-Unterstützungsleistungen, Dienstleistungen im Rahmen der Rechnungsbegleichung oder der Inanspruchnahme von steuerlichen Beratungsleistungen.
Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten auf Grund gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. Finanzbehörde oder Zoll).

Mit Dienstleistern, die auf Weisung der UHH tätig sind, werden entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen. Die Verantwortlichkeit für diese Datenverarbeitungen liegt im Auftragsverarbeitungsverhältnis weiter bei der UHH.

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist grundsätzlich nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.

Sofern in Ausnahmefällen (z.B. Einsatz von IT-Diensten) eine Datenübermittlung in ein Drittland erfolgt oder ein Zugriff aus dem Drittland nicht ausgeschlossen werden kann, werden bestimmte datenschutzrechtliche Vorkehrungen getroffen. Sofern für den Empfänger im Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission erlassen wurde, wird gewährleistet, dass gemäß Art. 45 DSGVO in diesen Drittländern ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist. Ferner kann ein angemessenes Datenschutzniveau durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO gewährleistet werden. Die abgeschlossenen Standardvertragsklauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

8. Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden für folgende Dauer gespeichert:

Die Speicherdauer ist abhängig von den geltenden Aufbewahrungsfristen, die entweder

gesetzlich begründet sind oder sich an der hinsichtlich des jeweiligen Verarbeitungszwecks möglichst kürzesten Speicherdauer orientieren. Eine Übersicht über die an der Universität Hamburg geltenden Aufbewahrungsfristen finden Sie im Fristenkatalog für die Universität Hamburg.

Die bei der Bearbeitung Ihres Anliegens entstandenen Vorgänge werden nach Ablauf der

Aufbewahrungsfrist regelmäßig und verpflichtend dem Universitätsarchiv Hamburg angeboten. Bei festgestellter Archivwürdigkeit werden die Vorgänge mit Ihren personenbezogenen Daten dem Universitätsarchiv Hamburg übergeben und dort dauerhaft verwahrt.

9. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

a. Recht auf Widerruf
Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie jederzeit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft formfrei widerrufen. Ab Zugang der Erklärung dürfen Ihre Daten nicht weiterverarbeitet werden. Sie sind unverzüglich zu löschen, wenn keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt. Die bisherige Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

b. Recht auf Auskunft
Sie haben nach Art. 15 DSGVO ein Auskunftsrecht gegenüber dem Verantwortlichen.

c. Recht auf Berichtigung
Sie können nach Art. 16 DSGVO die Berichtigung fehlerhafter Daten vom Verantwortlichen verlangen.

d. Recht auf Löschung
Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. ein „Recht auf Vergessenwerden“ nach Art. 17 DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen.

e. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 18 DSGVO zu verlangen.

f. Recht auf Datenübertragbarkeit
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

g. Recht auf Widerspruch
Beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO, haben Sie ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen.

h. Recht auf Beschwerde
Sie haben das Recht, Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu erheben.

i. Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht entsprochen werden. Sofern Ihrem Anliegen aus gesetzlichen Gründen nicht entsprochen werden kann, wird Ihnen der Grund für die Verweigerung mitgeteilt.

10. Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Sie sind nicht verpflichtet, der Universität Hamburg Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, jedoch kann die Universität Hamburg dann möglicherweise Ihr Anliegen nicht bearbeiten oder ein Vertragsabschluss kann nicht erfolgen.

In Einzelfällen kann eine Bereitstellung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten (bspw. Dokumentationspflicht) oder im Rahmen von vertraglichen Verpflichtungen erforderlich werden.

Mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung personenbezogener Daten wären bei Verträgen, wenn diese Daten Teil einer vertraglichen Vereinbarung sind, eine Vertragsstrafe oder bei gesetzlichen Verpflichtungen, die buß- oder strafbewehrt sind, dementsprechende rechtliche Konsequenzen.

11. Hinweise zur Geltendmachung Ihrer Rechte

Zur Geltendmachung Ihre Rechte können Sie sich an: datenschutz"AT"uni-hamburg.de wenden.

In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht entsprochen werden. Sofern Ihrem Anliegen aus gesetzlichen Gründen nicht entsprochen werden kann, wird Ihnen der Grund für die Verweigerung mitgeteilt. So können beispielsweise nach § 11 Abs. 5 HmbDSG Einschränkungen Ihrer Rechte für den Fall bestehen, dass Daten zum Zwecke der wissenschaftlichen oder historischen Forschung oder zu Zwecken der Statistik weiterverarbeitet werden und die Wahrnehmung der Rechte den Zweck voraussichtlich unmöglich machen oder ernsthaft beeinträchtigen würde.