Auswirkungen der Corona-Pandemie für Mitarbeitende

Letztes Update: 25.03.20

Ja. Der Krisenstab der Universität Hamburg ist in den vergangenen Wochen vielfach zusammengekommen, um von den tagesaktuellen Entwicklungen die notwendigen Maßnahmen für die UHH abzuleiten. Durch seine breite Zusammensetzung (s. Schaubild) ist sichergestellt, dass die Bedarfe und spezifischen Umstände der gesamten Universitätsgemeinschaft in die Planungen und Beschlüsse einbezogen werden. Neben den Sitzungen des Krisenstabs findet ein regelmäßiger Austausch des Präsidiums mit den Dekanaten der Fakultäten und mit den Abteilungsleitungen statt.

Erläuterung: P=Präsident, K=Kanzler, P1=Präsidialbereichsleitung, 2=Abteilung 2 – Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit, 3=Abteilung 3 – Studium und Lehre, 5= Abteilung 5 – Internationales, 6=Abteilung 6 – Personal, 8=Abteilung 8 – Liegenschaftsmanagement.

Der Krisenstab der UHH verständigt sich täglich in einer Telefonkonferenz zur aktuellen Lage und den daraus anzuleitenden Maßnahmen. Ergebnisse dieser Besprechung werden dann in Form einer Dienstanweisung an die Mitarbeitenden der UHH vermittelt oder durch eine Rundmail als Informa-tion an alle Universitätsmitglieder ausgegeben. In jedem Fall finden alle Entwicklungen Eingang in diese FAQ-Seite.

Derzeit gibt es drei Meldungen über erwiesenermaßen infizierte Mitarbeitende der Universität. Alle entsprechenden Stellen wurden informiert.

Letztes Update: 26.03.20

Die Gebäude der Universität Hamburg sind für die Öffentlichkeit zu schließen bzw. geschlossen. Für Universitätsmitglieder ist der Zutritt aber weiterhin möglich. Die Gebäude sind jedoch nur noch durch die Haupteingänge zu betreten, entweder mit individueller Schließberechtigung (Transponder) oder mit Hilfe der Pförtner und des Logenpersonals. Alle Notausgänge funktionieren weiterhin als Notausgänge.

Zur Sicherung einer ggf. notwendigen Evakuierung muss dokumentiert werden, wer sich in welchem Bereich der Gebäude aufhält. Aus diesem Grund müssen sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beim Betreten und Verlassen der Gebäude in eine Liste eintragen.

Letztes Update: 16.03.20

Ab sofort können Patientinnen und Patienten mit leichten Erkrankungen der oberen Atemwege nach telefonischer Rücksprache mit ihrem Arzt oder ihrer Ärztin eine Bescheinigung auf Arbeitsunfähigkeit (AU) bis maximal sieben Tage ausgestellt bekommen. Sie müssen dafür nicht die Arztpraxen aufsuchen. Darauf haben sich die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) und der GKV-Spitzenverband verständigt.

Die Regelung gilt für Patientinnen und Patienten, die an leichten Erkrankungen der oberen Atemwege erkrankt sind und keine schwere Symptomatik vorweisen oder Kriterien des Robert-Koch-Instituts (RKI) für einen Verdacht auf eine Infektion mit COVID-19 erfüllen. Diese Vereinbarung gilt ab sofort und zunächst für vier Wochen. (Quelle: Kassenärztliche Bundesvereinigung)

Letztes Update: 20.03.20

Mit dem Ziel persönliche Kontakte zu vermeiden, sollte weiterhin intensiv von der Option Gebrauch gemacht werden, dass Beschäftigte im Homeoffice arbeiten. Für die Arbeit im Homeoffice müssen die entsprechenden technischen Voraussetzungen vorliegen. Darüber hinaus müssen sich ebenfalls die Tätigkeiten für eine Aufgabenwahrnehmung im Homeoffice eignen. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, ist weiterhin eine Präsenz am Arbeitsplatz erforderlich. Die Entscheidung liegt bei den Vorgesetzten.

Bei der Ausübung von Homeoffice ist seitens der Beschäftigten eine Erreichbarkeit (telefonisch und/oder per Mail) im Rahmen der üblichen Arbeitszeitregelungen sicher zu stellen. Die Arbeitszeiten sind nachweislich zu dokumentieren

Letztes Update: 20.03.20

Es gilt unabhängig von einer Arbeit vor Ort oder aus dem Homeoffice für alle Beschäftigten weiterhin die Dienstpflicht. Freistellungen können unter Anrechnung von Arbeitszeitguthaben erfolgen, wenn Personen aufgrund von (vorsorglichen) Quarantänemaßnahmen oder der Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe (Mitarbeiter/-innen älter 65 Jahre, Mitarbeiter/-innen mit attestierten Vorerkrankungen) von zuhause aus arbeiten sollten, aber die Voraussetzungen für eine Arbeit im Homeoffice nicht gegeben sind (z.B. Aufgaben eignen sich nicht, fehlende technische Voraussetzungen).

Beschäftigte, die freigestellt wurden, sind trotzdem verpflichtet weiterhin für ihre Vorgesetzten per Telefon und/oder Mail erreichbar zu sein. Über die Freistellung und auch einen möglichen Widerruf entscheidet die/der Vorgesetzte. Die Personalabteilung ist entsprechend zu informieren.

Letztes Update: 30.03.20

Vorgesetzte sollen weiterhin mit Beschäftigten, die zur Betreuung ihrer Kinder zu Hause bleiben müssen, weil Betreuungseinrichtungen geschlossen wurden, flexible Homeoffice-Regelungen (auch außerhalb des geltenden Gleitzeitrahmens) vereinbaren. Sollten Tätigkeiten im Homeoffice mit einer Kinderbetreuung nicht vereinbar sein, sind der Einsatz von Urlaubstagen oder Gleitzeitguthaben – einschließlich im Rahmen der Gleitzeitregelungen zu akzeptierenden Minussalden – denkbar.

Laut einer aktuellen Maßgabe des Personalamtes kann dabei auch das grundsätzlich bestehende Maximum von 40 Minusstunden unbegrenzt überschritten werden. Eine darüberhinausgehende Freistellung ist nach Angaben des Personalamtes nicht (mehr) möglich. Freistellungen, die auf Grundlage der Dienstanweisung vom 13.3.2020 gewährt wurden, behalten ihre Gültigkeit.

Das Familienbüro und die Gleichstellung (PDF) haben auf ihren Webseiten zahlreiche Informationen und hilfreiche Tipps zum teils neuen Arbeitsalltag mit Homeoffice und Familie zusammengestellt.

Letztes Update: 20.03.20

Schwerbehinderte Beschäftigte, deren Art der Behinderung einen Risikofaktor (ärztlich zu attestieren) für eine Infektion mit dem Corona-Virus darstellt, sind ebenfalls angewiesen im Homeoffice zu arbeiten. Diese Regelung gilt nicht für schwerbehinderte Beschäftigte, für deren Art der Behinderung kein nachweislicher Zusammenhang mit einem Infektionsrisiko besteht.

Schwangere gehören aktuell nicht zur Risikogruppe. Die Möglichkeiten zur Arbeit im Homeoffice sollten trotzdem für diese Gruppe seitens der Vorgesetzten intensiv geprüft werden. Ob im Einzelfall besondere Schutzmaßnahmen oder ein betriebliches Beschäftigungsverbot erforderlich sind, sollte in Abstimmung mit der Personalabteilung geprüft werden.

Letztes Update: 20.03.20

Der Weg hin zur Dienststelle und zurück liegt grundsätzlich in der Eigenverantwortung der Beschäftigten. Aufgrund der Besonderheit der Situation sind Vorgesetzte allerdings angehalten, flexibel auf mögliche Verkehrseinschränkungen zu reagieren (z.B. kurzfristige Arbeit im Homeoffice).

Letztes Update: 25.03.20

Die Personalabteilung fokussiert sich in der aktuellen Situation darauf, Arbeitsverhältnisse zu sichern, d. h. möglichst alle Weiterbeschäftigungen und Einstellungen auch unter den bekannten Einschränkungen in der Arbeitsfähigkeit zu gewährleisten. Daher stehen nicht mehr alle Services uneingeschränkt zur Verfügung.

Aufrecht erhalten werden aktuell:

1. Sicherstellung und Rückfragen zu Gehaltszahlungen
2. Weiterbeschäftigungen, Umsetzungen und Einstellungen/Ernennungen (inkl. Ausschreibungsverzicht): Wir bitten um papierlose Anträge, auf Unterschriften kann verzichtet werden. Statt einer Unterschrift ist die Zustimmung im Mailumlauf einzuholen. Der Mailverlauf kann dann mit dem Antrag an die zuständige Personalsachbearbeitung geschickt werden. Bitte beachten Sie auch, dass die Vertragsabwicklung derzeit ausschließlich postalisch erfolgt und daher ggf. mehr Vorlauf benötigt.
3. AU-Meldungen: Die AU-Meldung wird ab sofort nur noch elektronisch über dieses Formular entgegengenommen (speichern und mit Adobe Reader öffnen; weitere Informationen finden Sie in der entsprechenden Anleitung.) Bitte melden Sie uns Arbeitsunfähigkeit tagesaktuell.
4. Ausnahmeanträge, Neuausschreibungen und damit verbundene Stellenbewertungen
5. Stufenzuordnungen
6. Elternzeit/Mutterschutz
7. Mehrarbeit/Überstunden wenn diese zur Aufrechterhaltung des Betriebes benötigt werden
8. Sonderurlaubsanträge zur Unterstützung der Daseinsvorsorge im Zusammenhang mit Corona
9. Einzelfallprüfung im Bescheinigungswesen (rechtliche Mitwirkungspflicht)
10. Nebentätigkeiten werden weiter angezeigt, Übermittlung bevorzugt digital

Hier nicht aufgeführte Services werden aktuell zurückgestellt. Da auch in dieser Abteilung ein Teil der Belegschaft im Homeoffice tätig ist und vielfältige Anfragen zur aktuellen Situation dort eingehen, möchten wir an dieser Stelle darum bitten, dass – im Sinne einer allgemeinen Rücksichtnahme – Anliegen, die nicht absolut zeitkritisch behandelt werden müssen, erst zu einem späteren Zeitpunkt eingereicht werden.

Letztes Update: 16.03.20

Für Führungskräfte gilt eine Urlaubssperre bis auf Weiteres, für den Krankheitsfall sind verbindliche Vertretungsregelungen zu treffen.

Letztes Update: 20.03.20

Bitte beachten Sie: Bei Fragen zu konkreten Hardware- oder Softwarebedarfen und besonderen technischen Problemstellungen ist für Sie, wie immer, die Serviceline des Regionalen Rechenzentrums(rrz-serviceline"AT"uni-hamburg.de) Ihre erste Anlaufstation. Geben Sie für eventuell notwendige Rückrufe in der Mail bitte eine Telefonnummer an, unter der Sie erreichbar sind.

Die grundsätzliche Voraussetzung für die Nutzung der internetabhängigen Anwendungen der UHH (z. B. E-Mail) ist eine funktionierende Internetverbindung (z. B. über einen privaten DSL-Anschluss oder ein öffentliches WiFi).

Die nachfolgenden Hinweise gelten für die Betriebssysteme Windows und macOS gleichermaßen und sowohl für Computer als auch für mobile Endgeräte (z. B. Smartphones).

• Die Web-Portale der UHH, z. B. STiNE, Sharepoint, KUS-Portal, sind von jedem Rechner über jeden Internetbrowser zugänglich (mit Ihren jeweiligen Login-Daten).
• Die Nutzung von Anwendungen mit sicherheitstechnisch begrenztem Zugang, die auf einzelnen Dienstrechnern eingerichtet sind (z. B. Eldorado, Paisy, SAP), ist von extern in der Regel nicht vorgesehen.
• Der Zugang zu UHH-Angeboten, die nur aus dem UHH-Netz erreichbar sind (z. B. der Zugang zu elektronischen Zeitschriften der Bibliothek) ist von außerhalb des UHH-Netzes über einen sog. VPN-Tunnel mit dem Programm Cisco AnyConnect möglich, das Sie auf Ihrem Rechner einrichten und das Sie zusätzlich zu einer bestehenden Internetverbindung starten müssen. Richten Sie sich diese Software im Zweifelsfall vorsorglich ein.

Die für Sie notwendigen weiteren Schritte zur Einrichtung eines Notfallarbeitsplatzes zu Hause sind abhängig davon, zu welcher nachfolgenden Personengruppen Sie gehören:

• Wenn Sie einen dienstlichen, durch das RRZ ferngewarteten Laptop besitzen und eine @uni-hamburg.de-E-Mailadresse haben (also zum sog. Wissenschaftsnetz gehören), ist der Laptop so eingerichtet, dass Sie ihn, wenn er mit dem Internet verbunden wird, wie gewohnt nutzen können (z. B. Outlook, Internetbrowser). Die nachfolgenden Hinweise sind für Sie dann nicht von Belang.
• Wenn Ihr Computer nicht durch das RRZ, sondern von einer dezentralen IT (z. B. einer fakultätseigenen IT) betreut wird, wenden Sie bitte an die für Sie zuständige Administratorin oder den für Sie zuständigen Administrator. Die nachfolgenden Hinweise treffen auf Sie womöglich nicht oder nur teilweise zu.
• Wenn Sie keinen dienstlichen Laptop, aber einen privaten Computer besitzen und eine @uni-hamburg.de-E-Mailadresse haben (also zum sog. Wissenschaftsnetz gehören), können Sie auf folgende Weise Ihre Arbeitsfähigkeit im Notfall von zu Hause aus gewährleisten:

E-Mail

• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen im Regelfall Webmail.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die den Exchange-Server nutzen, nutzen den Outlook Web Access. Bitte beachten Sie, dass Sie über die hier verfügbare Outlook-Oberfläche auch auf die für Sie freigegebenen Terminkalender zugreifen können.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die eine @verw.uni-hamburg.de-Adresse haben (also zum FHH Verwaltungsnetz gehören), können E-Mailpostfach und Kalender über den speziellen Outlook Web Access (Dataport) einsehen.
• Studierende nutzen Surfmail.

Dateien

• UHHDisk ist eine Plattform, in die Sie Dateien hochladen können, um von zu Hause darauf zugreifen zu können. Achtung: Anmeldung über B-Kennung. Wenn Sie noch eine UHH-Kennung (nach dem Muster ‚uvnv288‘) besitzen, ist diese mit dem zugehörigen Passwort für die Anmeldung notwendig und nicht die B-Kennung.
• Über UHHShare können Dateien zur Bearbeitung durch andere Personen freigegeben werden. Achtung: Anmeldung über B-Kennung. Wenn Sie noch eine UHH-Kennung (nach dem Muster ‚uvnv288‘) besitzen, ist diese mit dem zugehörigen Passwort für die Anmeldung notwendig und nicht die B-Kennung.

Office-Umgebung (Quelle: RRZ)

Die Mitarbeitenden der Universität Hamburg sind für den privaten und dienstlichen Gebrauch von Office 365 Pro Plus freigeschaltet und können das Softwareangebot von Microsoft kostenlos nutzen. Das Nutzungsrecht gilt solange, wie der Mitarbeitende an der Universität Hamburg beschäftigt ist, längstens jedoch bis zum Ende des EES Microsoft-Vertrages der Universität Hamburg.

Microsoft bietet ein Online-Portal zur Authentifizierung und dem anschließenden Download der Office Produkte. Auf diesem Portal können sich Mitarbeitende direkt bei Microsoft über ihre E-Mail-Adresse vorname.nachname@uni-hamburg.de authentifizieren und Office 365 Pro Plus beziehen. Über diesen Link kann das Office-Portal erreicht werden.

Im Rahmen des Authentifizierungsprozesses werden Sie gefragt, ob sie „Schüler“ oder „Lehrer“ sind. Bitte wählen Sie an dieser Stelle „Lehrer“.

Das Office 365 Pro Plus kann auf bis zu fünf persönlichen PCs oder Mac Rechnern, sowie auf fünf weiteren mobilen Geräten auf Basis von Android, Windows oder i-Os genutzt werden. Mitarbeitende können also Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Teams und weitere auf bis zu jeweils zehn ihrer persönlichen Geräte installieren - und auch jederzeit offline verwenden.

Nutzen Sie bitte für die Installation und die Anmeldung im Microsoft Portal die Office 365 Installationsanleitung (PDF).

Videokonferenzen

Das Office 365 Pro Plus Paket beinhaltet unter anderem die Applikation Teams, eine Kommunikationsanwendung, die Videokonferenzen und Chats ermöglicht.

Telefonkonferenzen (Quelle: RRZ)

Mit Ihrem Bürotelefon sollte bereits eine Konferenzschaltung mit zwei weiteren Teilnehmern möglich sein: Während des Gesprächs mit einer Partei wählen Sie an der Menüscheibe des Telefons den Pfeil nach rechts und dann ‚Konferenz starten‘. Rufen Sie dann die zweite Partei an, während die erste in der Warteschleife ist. Steht das Gespräch mit der zweiten Partei, wählen Sie wieder den Pfeil nach rechts und ‚Konferenz‘. Alle drei Parteien sind nun in einem Gespräch.

Größere Telefonkonferenzen (Telkos), d. h. mit mehr als drei Teilnehmerinnen und Teilnehmern, können Sie folgendermaßen beauftragen:

1. Direkt über unseren Service „Telefondienste(telefondienste"AT"uni-hamburg.de)“. Dieser übernimmt dann auch die Organisation der Telko. Dabei entstehen der UHH keine Mehrkosten.

2. Haben Sie sehr oft den Bedarf, größere Telkos selbst zu organisieren, so können Sie den optionalen Mehrwertdienst „NGN-TelKo“ über unseren Service „Telefondienste(telefondienste"AT"uni-hamburg.de)“ beauftragen. Die an einer Konferenz teilnehmenden Personen brauchen diese zusätzliche Berechtigung nicht. Über den folgenden Link können Sie dann eine Telko anlegen: aus dem Wissenschaftsnetz oder aus dem Verwaltungsnetz. Bitte geben Sie im Feld "Passwort/PIN" Ihre VoiceMail-PIN ein.

Sie sollten sich zeitnah mit diesen Plattformen vertraut machen und ausgewählte Dateien, auf die Sie voraussichtlich von zu Hause aus zugreifen müssen, dort tagesaktuell ablegen. Allgemeine Informationen, weitere Angebote und Anleitungen sind auf den Webseiten des RRZ zu finden.

Letztes Update: 27.03.20

Um die Informationssicherheit und den Datenschutz auch im Homeoffice zu gewährleisten, beachten Sie bitte bei der Nutzung von Anwendungen und dem Zugang zu Daten der UHH auf Ihrem privaten Gerät die folgenden Hinweise:

• Sofern weitere Personen Zugang zu Ihrem privaten Gerät haben, stellen Sie bitte sicher, dass Sie sich nach Beendigung Ihrer Arbeiten bzw. Verlassen Ihres Arbeitszimmers am Gerät abmelden.
• Als Betriebssystem sind nur die Versionen des jeweiligen Herstellers zulässig, die aktiv mit Sicherheitsupdates versorgt werden. Bei Microsoft ist dies aktuell Windows 10, ab Version 1903. Die Verwendung von Microsoft-Windows-Versionen außer Windows 10 ist nicht zulässig.
• Die automatische Installation von Updates und Patches muss konfiguriert sein bzw. regelmäßig (wöchentlich) manuell durchgeführt werden. Dies gilt grundsätzlich nicht nur für das Betriebssystem selbst, sondern auch für zusätzlich installierte Software, wie z. B. Webbrowser.
• Eine Software zur automatischen Erkennung von Schadsoftware muss aktiviert sein. Hierzu kann auf Windows-Systemen die Software Defender genutzt werden. Alternativ und bei Bedarf für andere Betriebssysteme empfehlen wir den Virenscanner „Sophos“, den die UHH auch zur Nutzung auf privaten Rechnern lizenziert hat.
• Bitte seien Sie stets sorgfältig im Umgang mit Ihrer UHH- bzw. B-Kennung und achten Sie darauf, auf welchen Seiten Sie diese und das dazugehörige Passwort eingeben. Sollten Sie den Verdacht auf eine Kompromittierung haben, so ändern Sie bitte unmittelbar Ihr Passwort in der Benutzerverwaltung oder wenden Sie sich an die RRZ-Serviceline. Bitte denken Sie für einen eventuell notwendigen Passwort-Rücksetzungs-Prozess auch an die Hinterlegung Ihrer Mobilfunknummer.
• Bei der Nutzung von E-Mail sind besondere Sorgfalt und Ihre persönliche Mitwirkung erforderlich, um Angriffe auf Ihren Rechner und Ihre Daten zu vermeiden. Hierzu sei auch auf die Informationen und Handlungsempfehlungen des RRZ (deutsch (PDF), englisch (PDF), insbesondere zur Schadsoftware Emotet, verwiesen.