Datenschutzerklärung für Beschäftigte

Informationen nach Artikel 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Während des Beschäftigungsverhältnisses und auch nach dessen Beendigung verarbeitet die Universität Hamburg (UHH) als Personalstelle verschiedene personenbezogene Daten ihrer Mitarbeitenden – dazu zählen verbeamtete Personen, Tarifbeschäftigte sowie weitere Personengruppen.

Diese Datenverarbeitungen sind notwendig, um das Dienst- bzw. Arbeitsverhältnis zu begründen, durchzuführen und zu beenden – also zum Beispiel bei der Einstellung, der Lohn- oder Gehaltsabrechnung, Bearbeitung von Urlaub, Mutterschutz, Elternzeit, bei Fortbildungen oder auch im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

In dieser Datenschutzinformation erfahren Sie,

• welche Daten wir in welchen Situationen verarbeiten,
• aus welchen Quellen die Daten stammen,
• zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage sie genutzt werden,
• an wen sie ggf. übermittelt werden

1. Personen und Kontaktdaten

a. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist die Universität Hamburg, Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Die Kontaktdaten lauten:

b. Fachliche Ansprechperson für Fragen zur Verarbeitung

Fragen zur nachfolgend beschriebenen Datenverarbeitung können Sie an daten-prozesse-abt6"AT"uni-hamburg.de richten.

c. Datenschutzbeauftragte/r

Darüber hinaus erreichen Sie die/den Datenschutzbeauftragte/n unter:

Datenschutzbeauftragte/r der Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
dsb"AT"uni-hamburg.de

2. Zwecke der Datenverarbeitungen

Ihre personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

a. Die Eingehung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses, u. a.

• Informationen zum Datenschutz im Auswahlverfahren und im anschließenden Auswahlprozess
• Führung und Verwendung von Personalakten, einschließlich deren Digitalisierung sowie der Führung digitaler Personalakten (”DigiPA” in Eldorado),
• Bezüge- /Entgeltzahlung,
• Arbeitszeitmanagement einschließlich der Erfassung der Arbeitszeit, derzeit durch digitale oder analoge Stempelkarte, zukünftig über die Anwendung e-Zeit,
• Zahlung von Versorgung, Zusatzversorgung und Altersgeld,
• Abrechnung und Veränderung der Arbeitszeit, Dienstreisen, Urlaub, Beurlaubung, Fortbildung, Um- oder Versetzung, Abordnung, Beurteilungen, Beförderung, Berufungen, Krankheit, Finanzierungsänderung, Erstellung von Zeugnissen, Umstrukturierungen, Beförderungen,·       Abrechnung und Veränderung der Arbeitszeit, Dienstreisen, Urlaub, Beurlaubung, Fortbildung, Um- oder Versetzung, Abordnung, Beurteilungen, Beförderung, Berufungen, Krankheit, Finanzierungsänderung, Erstellung von Zeugnissen, Umstrukturierungen, Beförderungen,
• Planung und Organisation des Personaleinsatzes, bei wissenschaftlichem Personal insb. auch zur Durchführung von Forschung und Lehre, zum Tagungsmanagement und zur Hörsaalplanung,
• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung (u.a. Durchführung von Drittmittelprojekten),
• Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit,
• Maßnahmen zur Gebäude- und gebäudeseitiger Anlagenbetrieb (u.a. Zutrittskontrolle), Brandschutz,
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
• Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts,
• zur Durchführung von dienst- oder arbeitsrechtlichen Maßnahmen,
• Nutzung der für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen IT-Systeme, insbesondere im Rahmen des zentralen Verzeichnisdienstes für alle M365 Anwendungen sowohl on-premise (Azure-ID) als auch on-demand (Entra ID).

b. Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Als Hochschule unterliegen wir einer Vielzahl gesetzlicher und behördlicher Vorgaben. Dazu zählen insbesondere Regelungen aus dem Hamburgischen Hochschulgesetz (HmbHG), dem Sozialgesetzbuch, dem Steuerrecht, sowie aufsichtsrechtliche Bestimmungen und weitere behördliche Anforderungen – beispielsweise durch die Berufsgenossenschaft. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir personenbezogene Daten, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Dies kann insbesondere folgende Zwecke betreffen:

• Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern,
• Lohnsteueraußenprüfungen, steuerrechtliche Melde- und Aufbewahrungspflichten,
• Durchführung der Hochschul(personal)statistik sowie weitere statistische Auswertungen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben,
• Vorbereitung und Durchführung von Personalratswahlen (§§ 11 ff. HmPersVG), und Wahlen von Richtervertretungen (§§ 28 f. HmbRiG),
• Wahl der Schwerbehindertenvertretung,
• Archivierung zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit,
• Prüfungen durch Aufsichtsbehörden,
• betriebliches Gesundheitsmanagement.

c. Erfüllung von Aufgaben im öffentlichen Interesse, u. a.:

• Durchführung von Wahlen,
• Durchführung von Prüfungen der Innenrevision und Korruptionsbekämpfung, zur Sicherstellung der Rechts-, Zwecks- und Ordnungsmäßigkeit sowie Wirtschaftlichkeit interner Prozesse,
• Qualitätsbewertungsverfahren,
• Verwaltung von Drittmitteln und Durchführung von Forschungsvorhaben,
• Prüfung und Bearbeitung von Hinweisen auf mögliche Verstöße gegen Gesetze Dienstpflichten oder interne Richtlinien z. B. innerhalb von Verfahren nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG),
• Zusammenarbeit mit internen Kontrollstellen sowie externen Prüfungs- und Ermittlungsbehörden,
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs: Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen zur Herstellung der umfassenden Sichtbarkeit im Hinblick auf mögliche Angriffe in den Netzwerken und auf die Infrastruktur der UHH sowie deren Aufbereitung, Aggregierung und Anreicherung und Darstellung in einem Portal als Arbeitsgrundlage für ein UHH-Security Operation Center (UHH-SOC).

d. Weiterverarbeitung von Daten zu anderen Zwecken im gesetzlich erlaubten Umfang und mit geeigneten Garantien, u. a.:

• im öffentlichen Interesse liegende Archivzwcke,
• historische Forschungszwecke
• statistische Zwecke,
• wissenschaftliche Forschungszwecke, insb. auch technologische Entwicklung, Demonstration, Grundlagenforschung, angewandte Forschung und privat finanzierte Forschung, Studien zur öffentlichen Gesundheit und zur Schaffung eines europäischen Raums der Forschung (ErwGr. 159 zur DSGVO),
• sonstige mit dem Ursprungszweck vereinbare Zwecke (Art. 6 Abs. 4 DSGVO).

Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht bzw. deren Zwecke hier nicht genannt sind (bspw. die Datenverarbeitung bei Besuch unserer Website; die Datenverarbeitungen bei der Nutzung von M365). Wir werden in diesen Fällen dann – bezogen auf den jeweiligen Anlass – gesonderte Informationen zum Datenschutz für Sie bereithalten, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitungen

Rechtsgrundlage/n für die Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten sind:

• Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO i. V. m. § 10 Abs. 1-5 HmbDSG i. V. m. §§ 85-92 HmbBG (insbesondere zur Verarbeitung zur Eingehung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses). Zudem kann als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung eine Kollektivvereinbarung (bspw. Tarifvertrag) in Betracht kommen oder die Verarbeitung für die Erfüllung von aus Kollektivvereinbarungen ableitbaren Ansprüchen erforderlich sein. Zudem können die von der Universität Hamburg abgeschlossenen Dienstvereinbarungen Konkretisierungen für die auf einer der genannten rechtlichen Grundlagen möglichen Datenverarbeitungen enthalten. Weitere Informationen gibt es in der Übersicht über die Dienstvereinbarungen. 
• Einzelne Datenverarbeitungen erfolgen auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) DSGVO zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen, denen wir als Arbeitgeber unterliegen (u. a. Hochschulstatistikgesetz). Soweit besondere Arten personenbezogener Daten betroffen sind (z. B. Gesundheitsdaten), erfolgt die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage von Art. 9 Abs. 2 Buchst. b) DSGVO zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz.
• Außerdem verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Erfüllung Aufgaben im öffentlichen Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) DSGVO. Hierzu zählt u. a. die Erfüllung der Hochschulaufgaben gemäß dem hamburgischen Hochschulgesetz (u. a. Datenverarbeitung zur Durchführung von Qualitätsbewertungsverfahren).
• Die Universität Hamburg verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zudem zu Zwecken der IT-Sicherheit, Informationssicherheit, Datensicherheit und zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen IT-Betriebs. Insbesondere finden Verarbeitungen zum Zwecke der Detektion von Angriffen auf die IT-Infrastruktur und IT-Dienste der UHH statt. Rechtsgrundlage für die einzelnen Maßnahmen können Art. 6 Abs. 1 Buchst. c), e) DSGVO, jeweils in Verbindung mit Art. 32 DSGVO, §§ 4, 6 Abs. 1 HmbDSG, der entsprechenden Aufgabenzuweisung, deren Erfüllung das entsprechende IT-System dient oder in Verbindung mit spezialgesetzlich angeordneten Maßnahmen sein.
• In bestimmten Fällen wird die Universität Hamburg Ihre personenbezogenen Daten auf Basis einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO verarbeiten. Sofern Gesundheitsdaten auf Basis der Einwilligung verarbeitet werden, ist Art. 9 Abs. 2 Buchst. a) DSGVO die Rechtsgrundlage. Beispiele hierfür sind die Teilnahme an FHH-Bike, die Anmeldung zu Newslettern, die Anmeldung zu Talentpools und die Nutzung von Angeboten externer Gesundheits- oder Sportdienstleister (bspw. WellPass). Sie werden dort jeweils gesondert zu den Bedingungen der Datenverarbeitung informiert. Die Einwilligungen sind freiwillig und können in der Regel jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bitte beachten Sie: Der Widerruf wirkt nicht rückwirkend. Das bedeutet, dass alle Verarbeitungen, die vor dem Zeitpunkt des Widerrufs erfolgt sind, weiterhin als rechtmäßig gelten.
• Daten, die die Universität Hamburg auf Basis der vorgenannten Rechtsgrundlagen erhoben hat, kann die Universität Hamburg zudem grundsätzlich auch zu weiteren Zwecken verarbeiten, soweit ein solcher Wechsel des Zweckes gesetzlich möglich ist. Hierfür werden ggf. notwendige Garantien für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen geschaffen. Zu diesen Garantien kann bspw. die Anonymisierung oder Pseudonymisierung der Datensätze gehören. Die Weiterverarbeitung kann insbesondere zum Zwecke wissenschaftlicher oder historischer Forschung, zu Zwecken der Statistik erfolgen (vgl. § 11 Abs. 1 und 2 HmbDSG sowie § 6 Abs. 2 Nr. 9 HmbDSG; Art. 89 DSGVO). Zudem ist eine Veränderung des ursprünglichen Zwecks unter den Bedingungen der § 6 Abs. 2 Nrn. 1-9 HmbDSG möglich. Auch können personenbezogene Daten nach Art. 6 Abs. 4 DSGVO i. V. m. Art. 89 DSGVO zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken, wissenschaftlichen Forschungszwecken, insb. auch technologische Entwicklung, Demonstration, Grundlagenforschung, angewandte Forschung und privat finanzierte Forschung, Studien zur öffentlichen Gesundheit und zur Schaffung eines europäischen Raums der Forschung weiterverarbeitet werden (vgl. ErwGr. 159 zur DSGVO). Die zusätzlichen Zwecke dürfen mit den Ursprungszweck der Verarbeitung jeweils nicht unvereinbar sein (Art. 6 Abs. 4 DSGVO). Sollten wir beabsichtigen, Ihre Daten zu einem anderen Zwecke weiterzuverarbeiten, der nicht mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist, werden wir Sie vorab gemäß den gesetzlichen Vorgaben informieren und soweit erforderlich Ihre Einwilligung einholen.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Es werden folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, zum Beispiel Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Geschlecht, Steuer-Identifikationsnummer und Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, ggf. weitere von Ihnen übermittelte Angaben;
• Angaben zur Organisationszugehörigkeit, zum Beispiel Personalnummer, Dienststelle/Organisationseinheit, Leitzeichen, dienstliche Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), zuständige vorgesetzte Person;
• Emails und Briefverkehr im Rahmen der dienstlichen Kommunikation;
• Angaben zu Status, Beschäftigungsdauer, zum Beispiel Beamte/Richter/Tarifbeschäftige, Amtsbezeichnung, Besoldungs-/Entgeltgruppe, Eintritts-/Austrittsdatum;
• ergänzend bei ausländischer Staatsangehörigkeit soweit erforderlich Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis;
• Angaben zur Berufsqualifikation und beruflichen Entwicklung, zum Beispiel Schul- und Berufsausbildung, beruflichen Tätigkeiten, Wehr-/Zivil- /Bundesfreiwilligendienst, frühere Dienstverhältnisse, Aus-/Fort-/Weiterbildung, Zusatzqualifikationen, Sprachkenntnisse, Beurteilungen, Beförderungen, Um- und Versetzungen;
• Angaben zur Anerkennung der Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung mit schwerbehinderten Personen;
• Angaben zur Arbeitszeit, Beurlaubungen, Urlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub; Abwesenheit, Erkrankungen, Dienstunfällen, zum Beispiel Voll-/Teilzeit, Schichtdienst, Zeitbuchungen, Anträge auf Freistellung oder Beurlaubung, Urlaubsanträge und -listen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Angaben zu Unfallhergang und -beteiligten, erlittenen Verletzungen und deren Behandlung sowie etwaigen Vorerkrankungen einschließlich ärztlicher Befunde, Sachschäden;
• Zahlungsrelevante Angaben – unter anderem für die Bezüge-/Entgeltzahlung, die Ermittlung der familienbezogenen Bezügebestandteile und die Versorgung – z. B. Bankverbindung, Versicherungsdaten Nachweis der Krankenversicherung, vermögenswirksame Leistungen, Riestervertrag; Name, Vorname, Geburtsname, Geburtstag, Anschrift, Berufstätigkeit und Arbeitgeberbezeichnung von Ehepartner:in  oder Lebenspartner:in; Name, Vorname und Geburtstag des Kindes bzw. der Kinder sowie das Kindschaftsverhältnis (zum Beispiel: ehelich, nichtehelich, Stiefkind), Angaben über Schulbesuch bzw. Ausbildung, Angaben über die Beantragung und den Bezug des Kindergeldes, Angaben zum Bezug anderweitigen Einkommens (z. B. Renten, Erwerbs- oder Erwerbsersatzeinkommen, einer weiteren Versorgung, einer Hinterbliebenenversorgung); Angaben zur Konfession; Angaben zu Nebentätigkeiten und öffentlichen Ehrenämtern, zum Beispiel Angaben und Nachweise zu Art und Umfang der Nebentätigkeit, Arbeitgeber, Entgelt und geldwerten Vorteilen sowie Anzeige der Übernahme eines öffentlichen Ehrenamtes; Steuerdaten;
• Daten über Dienstreisen, zum Beispiel Reisezeiten, Zielort, Veranstaltung und Visumsdaten;
• Anforderung Ihrer Personalakte von Ihrer bisherigen Personalstelle bei Dienststellenwechsel/Abordnung oder bei Versetzung von einem anderen Dienstherrn bzw. aus einem anderen Bundesland;
• Übermittlung eines Führungszeugnisses durch das Bundeszentralregister an die UHH auf Antrag;
• Daten zu Dienstpflichtverletzungen, z. B. disziplinarrechtlich relevante Vorwürfe und die im Rahmen eines Disziplinarverfahrens gewonnenen Erkenntnisse und getroffenen Maßnahmen, die ggf. im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zur Personalakte genommen werden oder arbeitsrechtliche Maßnahmen wie bspw. Er- und Abmahnungen;
• Endentscheidungen aus Rechtsstreitigkeiten gegen die Arbeitgeberin;
• Berechtigung der Familienkasse zur Übermittlung des für die jeweilige Kindergeldzahlung maßgeblichen Sachverhalts an die zuständige Bezügestelle (§ 68 Absatz 4 Einkommensteuergesetz);
• Hochschulstatistikdaten, zum Beispiel Angaben zum höchsten Hochschulabschluss (z. B. Jahr des Erwerbs, Studienfach etc.), Art der Qualifizierungsposition;
• Fotos;
• Protokolldaten (z. B. Log-Daten inkl. IP-Adresse, Ports, URLs und URL-Parameter), Kommunikations- und Authentifizierungsdaten (Anmelde-, Protokoll- und Netzwerkdaten der Administrationen), Netzwerk-Flow-Daten und Log-Daten verschiedener RRZ Services;
• Die Zuordnung einer Benutzerkennung und deren Verknüpfung mit Zugriffsrechten, weiteren Lizenzen und Diensten;
• Zuweisungen von Schlüsseln und Schließberechtigungen durch die Liegenschaftsabteilung sowie spezifische Zutrittssysteme der Fachbereiche;
• Teilweise verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir nicht von Ihnen, sondern von Dritten außerhalb der UHH (beispielweise Krankenkassen, Versicherungen, Finanzbehörden), erhalten haben.

5. Kategorien von Empfänger:innen Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden an folgende Kategorien von Empfänger:innen übermittelt:

a. Empfänger:innen innerhalb der UHH

Abhängig von der Art der personenbezogenen Daten haben nur bestimmte Organisationsbereiche Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese benötigt werden. Hierzu gehören insbesondere die Personalabteilung, Finanzbuchhaltung, Ihre vorgesetzten Personen und in bestimmtem Umfang auch die Mitarbeitenden aus dem Bereich IT. Ferner kann in bestimmten Fällen eine Übermittlung interne Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an weitere Organisationseinheiten der UHH erfolgen, soweit dies zur Erfüllung deren Aufgaben erforderlich ist, insbesondere an

• Personalräte der UHH (bei gesetzlicher Verpflichtung),
• Gleichstellungsbeauftragte (bei gesetzlicher Verpflichtung),
• Schwerbehindertenvertretung (bei gesetzlicher Verpflichtung),
• Wahlvorstände/-ämter (bei gesetzlicher Verpflichtung),
• Universitätsarchiv,
• Datenschutzbeauftragte im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgabenerfüllung, Kontroll- und Beratungsbefugnissen, sowie die Innenrevision im Rahmen der gesetzlichen Aufgaben und Kontrollbefugnisse,
• an das mit der wissenschaftlichen Forschung beauftragte Personal der UHH (bei Vorliegen der Voraussetzungen für eine Zweckänderung, insb. geeigneter Garantien für Rechte und Freiheiten der Betroffenen).

b. Empfänger:innen außerhalb der UHHEmpfänger:innen außerhalb der UHH

Außerhalb der UHH beauftragen wir ggf. externe Dienstleister im Kontext der Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, der Arbeitszeiterfassung und der Zusatzversorgung, der Digitalisierung und des Betriebs der digitalen Personalakte (Zentrum für Personaldienste (ZPD)) bzw. weiteren Dienstleistungen (IT-Dienstleistungen, Logistik, Telekommunikation, Hosting, Wartung und Support von IT-Systemen, Akten- und Datenvernichtungsträger, Beratung). Mit Dienstleistern, die auf Weisung der UHH tätig sind, werden entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen. Die Verantwortlichkeit für diese Datenverarbeitungen liegt im Auftragsverarbeitungsverhältnis weiter bei der UHH.

Externe Empfänger von personenbezogenen Daten können zudem sein:

• Personalamt,
• Personalärztlicher Dienst (PÄD),
• Arbeitsmedizinischer Dienst (AMD),
• betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM),
• Integrationsamt,
• Drittmittelgeber, insb. zur Prüfung von Verwendungsnachweisen;
• externe Sachverständige,
• externe Sicherheitsdienste,
• Reiseplanungs-, Abrechnungs-, Mietwagen-, oder Leasingfirmen,
• Krankenkassen und Versicherungen bei Vorliegen einer Einwilligung oder bei gesetzlicher Verpflichtung,
• private Stellen, um vermögenswirksame Leistungen auszahlen zu können,
• Gläubiger und Gerichtsvollzieher im Falle von Lohn- oder Gehaltspfändungen,
• Insolvenzverwalter im Falle der Privatinsolvenz,
• externe Partner im Rahmen von Kooperations- und Drittmittelprojekten,
• externe Dienstleister und Kooperationspartner für die Detektion von Angriffen auf die IT-Infrastruktur und IT-Dienste (bspw. im Rahmen sog. Managed Security Services),
• externe Forschungspartner bei Vorliegen der Voraussetzungen für eine Zweckänderung, insb. geeigneter Garantien für Rechte und Freiheiten der Betroffenen,
• sowie weitere öffentliche Stellen und Institutionen, die für die eigene Aufgabenerfüllung bei Erfüllung der hierfür bestehenden gesetzlichen Voraussetzungen Daten der UHH erhalten können (z.B. Finanzbehörde, Sozialversicherungsträger, Polizei, Zoll, Strafverfolgungsbehörden, Ordnungswidrigkeitenbehörden, Gerichte, spezifische Aufsichtsbehörden wie bspw. Datenschutzaufsichtsbehörden, Ausländerbehörden).

Eine Weitergabe an diese externen Empfänger kann je nach Einzelfall auf Grundlage von gesetzlichen Bestimmungen oder zur Eingehung, Durchführung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses erfolgen. Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns an anderer Stelle eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist grundsätzlich nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.

Sofern in Ausnahmefällen (z.B. Einsatz von IT-Diensten) eine Datenübermittlung in ein Drittland erfolgt oder ein Zugriff aus dem Drittland nicht ausgeschlossen werden kann, werden bestimmte datenschutzrechtliche Vorkehrungen getroffen. Sofern für den Empfänger im Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission erlassen wurde, wird gewährleistet, dass gemäß Art. 45 DSGVO in diesen Drittländern ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist. Ferner kann ein angemessenes Datenschutzniveau durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 Buchst. c) DSGVO gewährleistet werden. Die abgeschlossenen Standardvertragsklauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern ohne Übermittlung an andere Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter kann grundsätzlich dann erfolgen, wenn Mitarbeitende der UHH während einer Dienstreise von dienstlichen Geräten im Rahmen ihrer Tätigkeit auf personenbezogene Daten zugreifen. Für die Eingrenzung hieraus ggf. folgender zusätzlicher Risken werden angemessene Maßnahmen insb. im Sinne der Art. 32 DSGVO getroffen.

7. Dauer der Speicherung

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses. Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen kann eine Verarbeitung auch über den Beschäftigungszeitraum hinaus erfolgen.

Personenbezogene Daten, die in der Personalakte erfasst werden, müssen von der personalaktenführenden Behörde nach ihrem Abschluss – also mit Ablauf des Todesjahres, des Jahres der Vollendung der Regelaltersgrenze oder des Jahres, in dem die Versorgungs- oder Altersgeldpflicht (auch Hinterbliebenenversorgung) entfallen ist (§ 91 Abs. 1 HmbBG) – fünf Jahre aufbewahrt werden. Für bestimmte Arten von Unterlagen und Daten gelten kürzere Aufbewahrungsfristen von 3 bzw. 5 Jahren nach Abschluss der Bearbeitung des einzelnen Vorgangs (§§ 90, 91 Abs. 2 HmbBG).

Die UHH unterliegt verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus der Abgabenordnung (AO), Landeshaushaltsordnung (LHO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Bestimmte Daten sind bereits nach Erfüllung des Zweckes während des Beschäftigungsverhältnisses zu löschen (z. B. Zeiterfassungsdaten, Krankheitsdaten, Kommunikationsdaten).

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), § 53 Abs. 2 Hamburgisches Verwaltungsverfahrensgesetz (HmbVwVfG) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist im Zivilrecht drei Jahre beträgt.

Eine beispielhafte Übersicht für die Aufbewahrungszeiten verschiedener Arten von Schriftgut ergibt sich aus dem „Fristenkatalog für die Universität Hamburg (ohne UKE)“: https://www.archiv.uni-hamburg.de/dokumente/fristenkatalog.pdf

Nach der beschriebenen Aufbewahrungszeit werden die Personalakte und ggfs. weitere Dokumente mit personenbezogen Daten von Beschäftigten dem Universitätsarchiv Hamburg aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung aus § 3 Hamburgisches Archivgesetz (HmbArchG) zur Übernahme angeboten und dort unter Beachtung der archivrechtlichen Bestimmungen ggf. archiviert.

8. Ihre Rechte im Zusammenhang mit der DSGVO

Sie haben folgende Rechte:

a. Recht auf Widerruf

Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie jederzeit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft formfrei widerrufen. Ab Zugang der Erklärung dürfen Ihre Daten nicht weiterverarbeitet werden. Sie sind unverzüglich zu löschen, wenn keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt. Die bisherige Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

b. Recht auf Auskunft

Sie haben nach Art. 15 DSGVO ein Auskunftsrecht gegenüber dem Verantwortlichen.

c. Recht auf Berichtigung

Sie können nach Art. 16 DSGVO die Berichtigung fehlerhafter Daten vom Verantwortlichen verlangen.

d. Recht auf Löschung

Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. ein „Recht auf Vergessenwerden“ nach Art. 17 DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen.

e. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 18 DSGVO zu verlangen.

f. Recht auf Datenübertragbarkeit

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

 g. Recht auf Widerspruch

Beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO, haben Sie ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 21 DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen.

h. Recht auf Beschwerde

Sie haben das Recht, Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu erheben. Die für die Universität Hamburg zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI).

9. Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten für die Begründung und die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses zwischen Ihnen und uns erforderlich, soweit wir dies bei Erhebung dieser Daten nicht ausdrücklich anders angegeben haben. Dies gilt insbesondere für die Angaben zur Identität, Steuer- und Sozialversicherungspflicht, sowie zur Entgelt- bzw. Besoldungszahlung.

Die Durchführung des Arbeitsvertrages bzw. des Dienstverhältnisses kann ohne die Bereitstellung Ihrer Daten nicht möglich sein und dies kann weitere individuelle Folgen nach sich ziehen. Soweit eine Bereitstellung der Daten nicht erfolgt, obwohl dies zur ordnungsgemäßen Durchführung des Arbeits- oder Dienstverhältnisses zwingend erforderlich ist, können hieraus grundsätzlich arbeits- und dienstrechtliche Konsequenzen folgen. Dies richtet sich jeweils nach den allgemeinen arbeits- und dienstrechtlichen Grundsätzen und geltenden Regelungen (bspw. Prüfung der Erheblichkeit der Pflichtverletzung) sowie den Umständen des konkreten Einzelfalles.

10. Hinweise zur Geltendmachung Ihrer Rechte

Zur Geltendmachung Ihre Rechte können Sie sich an: datenschutz"AT"uni-hamburg.de wenden.

In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht entsprochen werden. Sofern Ihrem Anliegen aus gesetzlichen Gründen nicht entsprochen werden kann, wird Ihnen der Grund für die Verweigerung mitgeteilt. So können beispielsweise nach § 11 Abs. 5 HmbDSG Einschränkungen Ihrer Rechte für den Fall bestehen, dass Daten zum Zwecke der wissenschaftlichen oder historischen Forschung oder zu Zwecken der Statistik weiterverarbeitet werden und die Wahrnehmung der Rechte den Zweck voraussichtlich unmöglich machen oder ernsthaft beeinträchtigen würde.