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Kulturwandel an der UHH: Kleine Projekte, große Wirkung
6. Januar 2025, von Anna Priebe
Foto: UHH/Esfandiari
Viele Mitarbeitende der UHH erproben aktuell neue Formate der Zusammenarbeit – digital und in Präsenz.
Wie können wir besser miteinander arbeiten, die Kommunikation positiv und effektiver gestalten? Ob neue Formate oder punktuelle Anpassungen – es gibt viele Ideen für mehr Wissensaustausch und ein erfolgreiches Arbeiten und Miteinander. In dieser Serie stellen wir inspirierende Initiativen vor.
Arbeiten auf Augenhöhe – das kollegiale Du
Stephan Michel, Fakultät Wirtschafts- und Sozialwissenschaften
Bei uns in der Fakultätsverwaltung haben wir in den vergangenen Monaten ganz verschiedene kleine und große Schritte unternommen, um unsere Zusammenarbeit neu zu gestalten. Das war ein schleichender Prozess, der aber durch viele konkrete Anlässe beschleunigt wurde.
Zum Beispiel hat sich inzwischen das kollegiale Du durchgesetzt. Auf Arbeitsebene haben wir uns eigentlich schon immer geduzt, aber nachdem das Präsidium in verschiedenen Kontexten das Du angeboten hat, hat sich das langsam auch bei uns über alle Hierarchieebenen etabliert. Zum Teil wurde das Du in Sitzungen einer größeren Gruppe angeboten, aber ich mache das jetzt auch immer, wenn es sich im persönlichen Austausch ergibt. Klar fällt der Übergang manchmal schwer – wir haben im Dekanat sogar eine imaginäre Kasse fürs Siezen. Aber man gewöhnt sich schnell daran und der Austausch ist dadurch in keiner Weise unprofessionell, sondern findet viel mehr auf Augenhöhe statt. Das merkt man unter anderem in großen Runden, wo sich viele Kolleginnen und Kollegen deutlich mehr und selbstverständlicher einbringen.
Ich war schon früh im Projekt Kultur und Vision“ aktiv, das die neuen Ansätze in die Universität trägt. Ich finde, wenn man selber schaut, wo man ansetzen kann, macht das etwas mit einem. Uns hat zum Beispiel auch geholfen, unsere Arbeit mit dem SETT-Ansatz zu überprüfen, also „Safe Enough to Try“. Das heißt, wir veröffentlichen jetzt eine wichtige Information auch dann, wenn ein Aspekt vielleicht noch in Klärung ist oder eine digitale Broschüre noch nicht 100 Prozent perfekt ist. Es ist cool, auch mit so kleinen Maßnahmen und Denkanstößen viel zu verändern.
Mit Kaffee und Kuchen – attraktiver Wissensaustausch für die ganze Abteilung
Susanne Zemene, Abteilung 3 – Studium und Lehre
In unserer Abteilung sind mehr als 100 Kolleg:innen in elf Teams mit sehr unterschiedlichen Aufgabenbereichen beschäftigt. Viele arbeiten zudem in abteilungsübergreifenden Projekten mit. Der team- und referatsübergreifende Austausch untereinander ist bei dem Umfang mitunter schwierig. Ich wollte daher ein Format finden, das mehr Transparenz schafft und einen unkomplizierten Rückfluss von Informationen in die Teams und zur Abteilungsleitung ermöglicht.
Inspiration dafür kam von zwei schwedischen Kolleginnen, die ich bei einem Sprachkurs in Irland kennengelernt habe: In Schweden gibt es nämlich die sogenannte Fika – eine Pause, bei der man sich auf Kaffee und Kuchen trifft, um sich auszutauschen. Und das machen wir jetzt auch: Zwei Mal im Monat treffen wir uns für rund 30 Minuten in Präsenz. Eine Kollegin bzw. ein Kollege stellt zehn Minuten lang ein aktuelles abteilungsübergreifendes Projekt vor, danach sprechen wir darüber. So hat zuletzt etwa eine Mitarbeiterin von der Arbeitsgruppe zum Audit Nachhaltigkeit berichtet. Wer welchen Input gibt und wer Kuchen mitbringt, wird jeweils in einer Fika für die nächste festgelegt. Um das Heißgetränk kümmert sich jede:r selbständig.
Parallel pflegen wir ein Wekan-Board, in dem alle übergreifenden Projekte verzeichnet sind und dokumentiert ist, wer sich an welcher Stelle engagiert. So schaffen wir Transparenz für alle und es ist unkompliziert möglich, bei Interesse den Kontakt zueinander aufzunehmen. Wichtig ist mir, ein weiteres attraktives Format vor Ort zu bieten, das die Zeit im Büro zu einem Mehrwert macht. Es geht dabei explizit um einen informellen Austausch, das heißt die Fika ist eine Einladung an alle. Wir schreiben kein Protokoll und niemand geht mit einem Arbeitsauftrag zurück an den Schreibtisch. Ursprünglich hatte ich gedacht, dass wir vielleicht zu sechst oder siebt sein werden, aber bisher machen jedes Mal gut 25 Kolleg:innen aus allen Teams mit. Auch für neue Mitarbeiter:innen ist das Zusammenkommen toll – und aus den Beiträgen entstehen wirklich angeregte Diskussionen und Ideen.
Synchron zu mehr Selbstwirksamkeit – Jour-fixe-Treffen mit Wekan-Board
Kerstin Schweizer-Laurentin, Fakultät für Erziehungswissenschaft
In der Fakultätsverwaltung geht es um Ressourcensteuerung und wir arbeiten hier eng getaktet. Wir sind dabei sowohl in komplexe, übergreifende Prozesse in der Fakultäts- als auch der Universitätsverwaltung eingebunden. Um die einzelnen Vorgänge effizient zu gestalten, habe ich mit meinen zwei Teamleitungen einen regelmäßigen Jour fixe etabliert. Wir treffen uns nicht nur, um einander von der Arbeit zu berichten, sondern erarbeiten mithilfe eines Wekan-Boards konkret gemeinsame Lösungen von Herausforderungen.
Jeder pflegt vor den wöchentlichen Treffen die aktuellen Aufgaben und eingegangenen Anträge ein, die wir dann durchgehen. Unser Ziel ist, dass Informationen, die für alle relevant sind, nicht mehr bei einer Person liegen, sondern zentral und synchron für jeden verfügbar sind. Es ist quasi ein neuer Verständigungsrahmen über Vorgänge in unserem Team. Unsere Leitfragen sind: Was ist nötig, um eine Aufgabe zu erledigen und wie können wir das bewerkstelligen? Die nötigen Schritte weisen wir dann direkt einer Person zu. Unsere Aktionspotenziale konkret zu benennen und umzusetzen, vermittelt ein Bewusstsein für Selbstwirksamkeit. Dadurch, dass das große Ganze sichtbar wird, können wir uns sehr gut abstimmen und uns gegenseitig im Team motivieren.
Momentan repräsentiert das Board vor allem eine möglichst umfassende Liste anfallenden Aufgaben. Im nächsten Schritt werden wir es weiter optimieren und unsere gesamten Prozesse in ihrer Dynamik abbilden. Dafür habe ich Kontakt mit dem Team des WiSo-Studiendekanats aufgenommen. Die Kolleginnen und Kollegen arbeiten schon lange mit der Methode und haben den Nutzen maximiert. Von ihnen wollen wir diesbezüglich lernen. Es gilt, das vorhandene Wissen für unsere konkreten Bedarfe in der Fakultät anzupassen. Dadurch wird der Austausch auf Arbeitsebene auch über Fakultätsgrenzen hinweg intensiviert, man kann sich untereinander verständigen und profitiert von den Erfahrungen der anderen.
