Sabrina Fuhrmann, Stabsstelle Smart Administration
Bei den ‚Seeds‘ – den kleinen Maßnahmen für schnelle Veränderungen – geht es darum, wie man unkompliziert das eigene Arbeitsumfeld optimieren kann. Angesichts der Menge an Meetings schienen uns im Projekt „Kultur und Vision“ unter anderem die Meetings als ein guter erster Ansatzpunkt. Wer hat nicht schon mal in einem Termin gesessen, der ewig dauerte, bei dem endlose Diskussionen geführt wurden und man sich mitunter fragte, warum man überhaupt dabei ist?
Als wir das Format des Sync-Meetings kennengelernt haben, war für mich direkt klar, dass ich das in meinem Team ausprobieren möchte. Im Grunde geht es um feste Kategorien und Strukturen: Moderation und Dokumentation werden als Rollen immer neu besetzt. Nach einem Check-in und kurzen Updates zum Stand des Projektes oder der laufenden Projekte stehen die sogenannten Spannungen im Fokus. Das sind aktuelle Ideen, Anliegen, Wünsche oder Probleme, die von allen Teilnehmenden vorab und während des Meetings eingebracht werden – verbunden mit einer Zielsetzung, etwa ob eine Information geteilt werden soll oder eine konkrete Aufgabe erledigt werden muss. Das Ziel ist, dass alle Beteiligten das erhalten, was sie für ihre Arbeit brauchen. Konkrete Problemlösungen werden in Folgemeetings von den jeweils betroffenen Personen erarbeitet.
Die einzelnen Bestandteile können je nach Zweck des Meetings angepasst werden, aber es geht immer darum, dass alle Teilnehmenden eine Rolle haben und involviert sind. Es fokussiert sehr, wenn alle so vorbereitet und organisiert in die Besprechung kommen. Zu Anfang war es etwas gewöhnungsbedürftig, da eine gute Moderation direkt eingreift, wenn alte Muster aufbrechen und die Diskussionen vom Thema wegführen. Aber unsere Meetings sind in dem halben Jahr, in dem wir die Sync-Methode anwenden, deutlich effizienter geworden: Für ein Treffen mit zehn Leuten brauchen wir statt 1,5 Stunden oft weniger als 50 Minuten. Und das Beste: Alle finden die Meetings jetzt sinnvoll und produktiv – keine Zeitverschwendung mehr, sondern echte Fortschritte!
