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Vor sechs Jahren begann alles. 2008 wurde zwischen dem Präsidium und den Fakultäten eine Vereinbarung über die „Reorganisation des Studiengangsmanagements an der Universität Hamburg“ getroffen. Diese Vereinbarung beinhaltete neben der Einführung von akademischen Studiengangsleitungen und der Einrichtung von Studiendekanaten die Einrichtung von Studienbüros an allen Fakultäten. Die ersten Studienbüros entstanden dann 2009 in der MIN- und in der WISO-Fakultät. In der Zwischenzeit haben alle Fakultäten Studienbüros aufgebaut.

Servicegedanken stärken

Zielsetzungen der Einrichtung der Studienbüros waren die Bündelung aller Aufgaben des Studienmanagements, die professionelle und fachnahe Aufgabenwahrnehmung, die Gewährleistung transparenter und verlässlicher Öffnungszeiten und eine angemessene Erreichbarkeit für Lehrende und Studierende.

Die alten Strukturen, in denen Zuständigkeiten zwischen Lehrenden, Geschäftszimmern, Fachbereichsplanern und Prüfungsämtern verteilt waren, passten dabei nicht mehr zu einem integrierten Campus-Management-System. Die Anliegen der Studierenden konnten fast nie an einer Stelle abschließend bearbeitet werden, und die Studierenden wurden regelmäßig von einer Stelle an die Nächste weitergeleitet. Diesem Problem sollte durch Einführung von Studienbüros entgegengetreten werden, die nach dem Prinzip „One face to the customer“ möglichst alle Anliegen abschließend bearbeiten sollten.

Außerdem sollten u.a. folgende Ziele erreicht werden:

• eine qualitativ hochwertige Beratung und Betreuung der Studierenden und ein hervorragender Service,
  
• eine verbesserte Planung und Steuerung der BA- und MA-Studiengänge einschließlich der fachübergreifenden Koordinierung,
  
• eine Entlastung der Lehrenden von Verwaltungsaufgaben.

Hinter diesen Zielformulierungen verbirgt sich eine grundlegende Veränderung gegenüber den traditionellen Prüfungsämtern: Nicht mehr eine nur kontrollierende Verwaltung, sondern eine unterstützende und beratende Serviceeinrichtung, die die Studierenden unterstützt, die Lehrenden von Verwaltungsaufgaben entlastet und Professionalität und Kontinuität bei rotierender Wahrnehmung der Selbstverwaltungsaufgaben sicherstellt, sollte entstehen.

Evaluation mit positivem Ergebnis

In den Jahren 2012 und 2013 wurde nach drei Jahren Erfahrung in den 10 Studienbüros der beiden Fakultäten MIN und WISO eine externe Evaluation, in einem Fall durch die HIS-GmbH, in einem Fall durch Rambøll Management Consulting, durchgeführt, um zu kontrollieren, ob das Konzept funktioniert, ob Studierende, Lehrende und Programmverantwortliche zufrieden sind, wo eventuelles Optimierungspotential liegt und ob Aufgaben und Ressourcenausstattung in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen.

Obwohl die Evaluationen von unterschiedlichen externen Firmen durchgeführt wurden, weisen beide Bewertungen in dieselbe Richtung: Studierende und Lehrende profitieren in hohem Maße von den Studienbüros, die Servicequalität wird von allen als ausgesprochen gut bewertet und sie wollen deren Service nicht mehr missen.

Natürlich wird sich nicht auf den Lorbeeren ausgeruht, sondern systematisch insbesondere an der weiteren Optimierung der Geschäftsprozesse gearbeitet.