Juli 2011, Nr. 28
AUS DER VERWALTUNG
Typisch für eine Open-Space-Veranstaltung ist die inhaltliche und formale Offenheit: Die Teilnehmer/innen können dem Plenum eigene Themen vorschlagen und dazu Arbeitsgruppen bilden. Foto: M. Birzer
Kontakt:
Evelien Blom
Fachliche Assistenz der Kanzlerin
t. 040.42838-8098
e. evelien.blom-at-uni-hamburg.de
Dr. Nicola Ebers
Leiterin Referat 12: Qualitätsmanagement
t. 040.42838-4002
e. nicola.ebers-at-uni-hamburg.de
Zu den Protokollen der Veranstaltungen (nur universitätsintern zugänglich)
Verwaltung optimal gestalten
„Die Ergebnisse der Fokusgruppen sind bereits sehr umfangreich“, beschrieb Universitätspräsident Professor Dr. Dieter Lenzen zu Beginn seinen Eindruck vom bisherigen Verlauf des Moduls 1, „mit der ‚Open Space‘-Veranstaltung können wir diese Sammlung fortsetzen und intensivieren“. Zu der Veranstaltung im CCH kamen mehr als 70 Personen, um die Optimierung der Verwaltung gruppenübergreifend zu diskutieren.
„Wer auch immer kommt, es sind die Richtigen“
... so begrüßte der Moderator und Projektleiter für das Modul 1, Markus Birzer, die Teilnehmenden. Dies sei eine Leitlinie beim Open Space: Jede/r ist willkommen, der oder die sich motiviert fühlt, etwas verändern zu wollen. Die Methode „Open Space“ kommt aus den USA und erhebt die Kaffeepause zur Tagungsform – allerdings mit einigen Regeln. Die Teilnehmenden schlagen eigene Themen vor, es wird nichts vorgegeben. In Arbeitsgruppen werden die Themen eigenständig diskutiert und dokumentiert. Das Besondere ist, dass das Protokoll am Ende des Tages gleich mit nach Hause genommen werden kann.
Im Fokus stand zwar die Beschreibung der wichtigsten Themen und Probleme, es konnten aber auch jetzt schon Ideen und Vorschläge für Lösungen eingebracht werden. Davon wurde reichlich Gebrauch gemacht. Dass manche Prozesse in der Verwaltung (noch) nicht optimal laufen, wurde auch in den Fokusgruppen deutlich. Eine Gruppe schlug zum Beispiel die Einführung von „Troubleshooters“ vor – eine kompetente Ansprechpartnerin bzw. einen kompetenten Ansprechpartner, der Prozesse zur Problemlösung fortlaufend begleitet und optimiert.
Insgesamt wurden in sechs Stunden 15 verschiedene Themen erörtert. Das Spektrum reichte von „Interne Kommunikation/Transparenz/Wissensmanagement“ über „Personalentwicklung“ bis hin zum Thema „Stellenbildung und Aufgabenanalyse“.
Und was kommt dann?
Die Ergebnisse der Bestandserhebung werden nun in einem Abschlussbericht für das Modul 1 zusammengefasst. Der Projektleiter legte Wert auf die Feststellung, dass dabei keine Inhalte verändert oder gestrichen werden. Sowohl Protokolle als auch Abschlussbericht werden den externen Experten und Expertinnen zur Verfügung gestellt, die beauftragt sind, Empfehlungen an das Präsidium zu geben.
„Wer auch immer kommt, es sind die Richtigen“
... so begrüßte der Moderator und Projektleiter für das Modul 1, Markus Birzer, die Teilnehmenden. Dies sei eine Leitlinie beim Open Space: Jede/r ist willkommen, der oder die sich motiviert fühlt, etwas verändern zu wollen. Die Methode „Open Space“ kommt aus den USA und erhebt die Kaffeepause zur Tagungsform – allerdings mit einigen Regeln. Die Teilnehmenden schlagen eigene Themen vor, es wird nichts vorgegeben. In Arbeitsgruppen werden die Themen eigenständig diskutiert und dokumentiert. Das Besondere ist, dass das Protokoll am Ende des Tages gleich mit nach Hause genommen werden kann.
Im Fokus stand zwar die Beschreibung der wichtigsten Themen und Probleme, es konnten aber auch jetzt schon Ideen und Vorschläge für Lösungen eingebracht werden. Davon wurde reichlich Gebrauch gemacht. Dass manche Prozesse in der Verwaltung (noch) nicht optimal laufen, wurde auch in den Fokusgruppen deutlich. Eine Gruppe schlug zum Beispiel die Einführung von „Troubleshooters“ vor – eine kompetente Ansprechpartnerin bzw. einen kompetenten Ansprechpartner, der Prozesse zur Problemlösung fortlaufend begleitet und optimiert.
Insgesamt wurden in sechs Stunden 15 verschiedene Themen erörtert. Das Spektrum reichte von „Interne Kommunikation/Transparenz/Wissensmanagement“ über „Personalentwicklung“ bis hin zum Thema „Stellenbildung und Aufgabenanalyse“.
Und was kommt dann?
Die Ergebnisse der Bestandserhebung werden nun in einem Abschlussbericht für das Modul 1 zusammengefasst. Der Projektleiter legte Wert auf die Feststellung, dass dabei keine Inhalte verändert oder gestrichen werden. Sowohl Protokolle als auch Abschlussbericht werden den externen Experten und Expertinnen zur Verfügung gestellt, die beauftragt sind, Empfehlungen an das Präsidium zu geben.
Markus Birzer / Red.