Aktenverwaltung/Registratur

Die öffentliche Verwaltung ist als vollziehende Gewalt gesetzlich dazu verpflichtet, ihr Handeln zu dokumentieren. Dies ist insbesondere aus dem Grundgesetz ableitbar:

• Gemäß Art. 20 GG ist „[…] die vollziehende Gewalt an Gesetz und Recht gebunden.“ Die Einhaltung dieses Gebots muss nachprüfbar, das Verwaltungshandeln also transparent dokumentiert sein.
• Gemäß Art. 3 GG sind „alle Menschen vor dem Gesetz gleich.“ Es können nur dann alle Menschen gleich behandelt werden, wenn Handeln nachvollziehbar ist und gleiche Fälle gleich entschieden werden.
  

Die Wichtigkeit der Aktenführung wird auch in § 133 (1) StGB deutlich. Hiernach dürfen Schriftstücke nicht verändert, unbrauchbar gemacht oder der dienstlichen Verfügungen entzogen werden. Gemäß § 26 (1 und 29) HmbVerwVerfG dienen Akten als Beweismittel.

Aus diesem Grund muss alles Verwaltungshandeln schriftlich dokumentiert und in Akten bis 10 Jahre, teilweise sogar 30 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung in Sachakten stellt eine sinnvolle Ordnung der Unterlagen sicher, damit diese jederzeit wieder auffindbar sind.

Als Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter sind Sie für die vollständige und zutreffende Aktenführung verantwortlich.

Verfügen Sie bitte alle aktenwürdigen Schriftstücke zur Akte. Aktenwürdig ist alles, was den aktuellen Stand einer Sache oder den bis dahin zurückgelegten Weg dokumentiert. Also alles, was Verwaltungshandeln nachvollziehbar macht. In Handakten und elektronischen Ablagen dürfen Sie ausschließlich Kopien von aktenwürdigen Schriftstücken oder nicht aktenrelevante Dokumente aufbewahren.

Im Aktenverzeichnis sind alle von der Registratur geführten Akten der Universität Hamburg verzeichnet. Es ist in Hauptgruppen (U 0 bis U 9), Gruppen (z.B. U 01), Untergruppen (z.B. U 011) und Sachgebiete (z.B. U 011.0) gegliedert. Sie können es im ELDORADO-Registraturmodul jederzeit aufrufen.

Die einzelnen Aktenzeichen sind nach folgender Struktur aufgebaut:

• U
  
• Leerzeichen
  
• Kennziffern für Hauptgruppe, Gruppe und Untergruppe
  
• Punkt
  
• Kennziffern des Sachgebiets
  
• Bindestrich
  
• Mind. vier Zeichen (Zeichen = Ziffern, Buchstaben, Sonderzeichen)
  
• Schrägstrich
  
• Mind. drei Zeichen

Da es Ihnen eine genauere Aktenzeichensuche im Registraturmodul ermöglicht, wenn Sie die Aktenzeichen-Struktur kennen, haben wir diese in der unteren Tabelle schematisch dargestellt.

U		x x x	.	x x x x	-	x	x	x	x	/	x	x	x	x	x	x	x
U		2 8 3	.	M	-				3	/			7
U		9 1 0	.	1 3	-				1	/			1
U		4 5 9	.	0 6 0 4	-	0	0	2	1	/			2
U		9 1 7	.	2	-			3	3	/	(	2	)
U		9 1 1	.	2	-				3	/	(	7	/	3	)

Steht hinter dem Bindestrich nur ein Zeichen (z.B. eine Ziffer), heißt das: Drei Zeichen der mind. vier Zeichen sind nicht vergeben. Für diese nicht vergebenen Zeichen sind in ELDORADO Leerzeichen einzugeben!  Leerzeichen sind in der oberen Tabelle durch leere Tabellenfelder symbolisiert. Vor dem Bindestrich ist lediglich ein Leerzeichen hinter dem U zu beachten. Nach dem Bindestrich können mehrere Leerzeichen zu beachten sein.

Sie können die Leerzeichen-Problematik umgehen, wenn Sie bei Ihrer Aktenzeichensuche Platzhalter verwenden. In diesem Fall finden Sie Ihr Aktenzeichen auch, ohne die Leerzeichen zu beachten.

Welche Akten Ihnen angezeigt werden, steuert der Registraturleiter über die Zugriffsrechte.

Schriftgut	Informationsmaterial; unabhängig von Art und Beschaffenheit
Schriftstück/Dokument	kleinste Schriftguteinheit
Vorgang	ablauforganisatorische Zusammenfassung von Aufgaben
Einzelfall	Sammlung von Schriftstücken/Dokumenten zu einer Thematik bzw. zu einem Objekt (Person)
Akte	Zusammenfassung thematisch zusammengehöriger Dokumente
Hauptakte	nach inhaltlichen Merkmalen organisierte Akte
Unterakte	Akte zu einer speziellen Thematik, die zwecks der besseren Übersicht und Handhabung aus der Hauptakte heraus gelöst wurde
Aktenzeichen	Ordnungskennzeichen einer Akte/Hauptakte/Unterakte
Aktenverzeichnis	- differenzierte Ausgestaltung eines Aktenplanes - aus einem Aktenverzeichnis sind die konkreten Aktenzeichen zu entnehmen
Aktenplan	Summe aller Aktenverzeichnisse bzw. aller Aktenzeichen eines Aktenverzeichnisses