Richtlinie des Präsidenten der Universität Hamburg über die Vorfinanzierung bei Drittmittelprojekten

1.1 Diese Richtlinie gilt für die Vorfinanzierung solcher zweckgebundenen, in den Haushalt der Freien und Hansestadt Hamburg eingestellten Ausgaben, die nicht aus Haushaltsmitteln der Freien und Hansestadt Hamburg gemäß § 6 Abs. 1 HmbHG finanziert werden (Drittmittelprojekte).

1.2 Zur Vorfinanzierung gehören nicht nur die eigentlichen Zahlungsvorgänge, sondern auch das Eingehen von Verbindlichkeiten zu Lasten eines Projektes, so insbesondere der Abschluß von Beschaffungs- oder Arbeitsverträgen.

Vorfinanzierungen im Sinne von Ziffer 1 sind nur gemäß den Vorschriftten der vorliegenden Richtlinie zulässig. Sie sollen sicherstellen helfen, daß Drittmittelprojekte termingemäß begonnen und durchgeführt werden können.

Der Vorfinanzierungsbedarf ist möglichst gering zu halten. Die Universität trifft Vorkehrungen für ein enges Zusammenwirken von Verwaltung und Wissenschaftlern, um vor allem die Drittmittel bedarfsgerecht abzurufen und Auflagen der Mittelgeber rechtzeitig zu erfüllen.

4.1 Die Vorfinanzierung ist grundsätzlich nur dann zulässig, wenn eine wirksame Drittmittelbewilligung für die zu tätigende Ausgabe nach Art und Höhe vorliegt. Als Bewilligung ist regelhaft anzuzusehen:

• ein unterzeichneter Bewilligungsbescheid des Drittmittelgebers und das darauf bezogene Anerkenntnis zur zuständigen Stelle der Universität (z. B. BMFT-Bewilligung);
• ein vom Drittmittelgeber und von der Universität unterzeichneter Projektförderungsvertrag (z.B. EG-Fördervertrag);
• ein auf ein Mitglied der Universität ausgestellter, personengebundener Bewilligungsbescheid, der von dieser Person anerkannt ist, und für den die Universität die Verwaltung der in den Haushalt eingestellten Mittel übernommen hat (z. B. DFG-Bewilligung).

4.2 Liegt eine Bewilligung noch nicht vor, so kann die Vorfinanzierung auch aufgrund einer Förderungszusage stattfinden. Dazu müssen folgende Erfordernisse erfüllt sein:

• Der Drittmittelgeber ist eine öffentliche Behörde oder eine sonstige Einrichtung zur Wissenschaftsförderung.
• Die Zusage geht von der für die Bewilligung zuständigen Stelle aus.
• Die Zusage ist für die unter Einsatz der Vorfinanzierung zu tätigende Ausgabe hinreichend bestimmt.
• Die Zusage liegt in schriftlicher Form vor.

4.3 In dringenden Ausnahmefällen, in den der Drittmittelforschung durch Verzögerung finanzieller Leistungen erheblicher Schaden drohen würde, kann die Vorfinanzierung auch aufgrund einer Zusage stattfinden, die nicht alle Erfordernisse der Ziffer 4.2 erfüllt.Die Entscheidung ist hier dem Leitenden Verwaltungsbeamten bzw. für das Universitäts-Krankenhaus Eppendorf dem Direktor der Verwaltung vorbehalten.

5.1 Vorfinanzierungen sind auf Fälle zu beschränken, in denen ein besonderer Grund vorliegt. Der besondere Grund kann rechtlicher oder tatsächlicher Natur sein. Er ist im Einzelfall von der zuständigen Stelle der Universitätsverwaltung aktenkundig zu machen.

5.2 Ein typischer rechtlicher Grund liegt in der Verpflichtung, Vergütungen für laufende Arbeitsverträge ohne Unterbrechung weiterzuzahlen.

5.3 Typische tatsächliche Gründe liegen vor bei

• Forschungshandlungen (insbesondere Reisen oder Experimenten), die terminlich mit anderen Institutionen abgestimmt sind und ohne finanzielle Aufwendungen nicht begonnen werden können,
• Beschaffung von Ausrüstung oder Material oder Abschluß bzw. Verlängerung von Arbeitsverträgen, wenn die Sache oder Person zentrale Bedeutung für das Projekt hat und die Verzögerung praktisch einem Verzicht auf die Sache oder die Person für das Projekt gleichkäme.

Der die Dringlichkeit im Einzelfall stützende tatsächliche Grund ist der Verwaltung vom Projektleiter schriftlich mitzuteilen.

Jede Vorfinanzierung setzt voraus, daß die Universität in den für Drittmittel eingerichteten Titelgruppen über hinreichende Mittel verfügt.