Richtlinien für die Kostenkalkulation in der Drittmittelforschung (Auftragsforschung)

Die Forschung aus Mitteln Dritter liegt im Interesse der Hochschulen. Die nachfolgenden Richtlinien sollen die Einwerbung solcher Drittmittel fördern und unterstützen. Sie sollen zugleich einheitliche Regeln und Maßstäbe schaffen, um alle bei der Drittmittelforschung entstehenden Aufwendungen und Kosten sachgerecht und vollständig zu erfassen und in die Projektfinanzierung einzubringen.

1.1 Die Richtlinien gelten für die staatlichen Hochschulen und ihre wissenschaftlichen und betrieblichen Einrichtungen sowie sonstige staatliche wissenschaftliche Einrichtungen im Geschäftsbereich der Behörde für Wissenschaft und Forschung.

1.2 Die Richtlinien sind - unbeschadet der Finanzierungsquote - bei allen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben anzuwenden, die gegen Entgelt im Auftrage durchgeführt werden. [Sie können auch für die Ermittlung des Aufwendungsersatzes bei Behörden-Forschungsaufträgen herangezogen werden unter Beachtung der VV (Verwaltungsvorschriften) zu § 61 LHO (Landeshaushaltsordnung).]

2.1 Zur Vorbereitung von Angeboten für direkte Auftragsforschungen ist ein Kostenbild über die mit der Projekt- (Vorhaben-)Durchführung verbundenen direkten und indirekten Kosten zu entwickeln und in einem Kostenplan zusammenzufassen. Er bildet die Grundlage für

• die gemäß Ziffern 2) und 2.1 ) der Mustersatzung zur Verwendung von Drittmitteln vorzunehmenden Anzeige und Vorlage eines Finanzierungsplans sowie
• die Entgeltbemessung bei der Annahme von Forschungsaufträgen.

2.2 Zu berücksichtigen sind in der Regel

• der unmittelbar durch das Forschungs- und Entwicklungsvorhaben entstehende Aufwand, bestehend aus
• Personal- und Personalnebenkosten einschließlich Versorgungszuschläge für zusätzliches bzw. vorhandenes, projektgebundenes Personal, des weiteren etwaige Personalwerbungskosten
• besonderer, projektbezogener Investitionsaufwand, wie z.B. Einbau, Herstellung von Ver- und Entsorgungsanschlüssen
• besonderer projektbezogener Sach-, Material- und Betriebsaufwand (Ver- und Entsorgung)
• die unmittelbar auf das Forschungs- und Entwicklungsvorhaben entfallenden anteiligen Verwaltungsgemeinkosten
• anteilige Abschreibung und Kapitalverzinsung bei übermäßiger Mitbenutzung von wissenschaftlichen Großgeräten oder vergleichbaren Bearbeitungs- und Meßanlagen.

3.1 Die Aufwands- und Kostenberechnungen sind nach Maßgabe der nachfolgenden Grundsätze und Verfahren vorzunehmen.

3.2 Die Personalkosten werden auf der Grundlage der jährlich fortgeschriebenen Personalkostenwerte einschließlich Zukunftsbelastung und Nebenleistungen (Brutto-Personalkostentabelle) für Beamte, Angestellte und Arbeiter ermittelt. Die Tabellenwerte sind um die jeweiligen Prozentsätze der linearen Gehalts-, Vergütungs- oder Lohnsteigerung zu erhöhen.
Im Einzelfalle können aus Wettbewerbsgründen von den Werten der Brutto-Personalkostentabelle Abschläge bis zur Höhe von 8 v.H. vorgenommen werden, sofern es um befristete Beschäftigungsverhältnisse geht.
Die Tabelle enthält gemittelte Jahreswerte einschließlich Zuschläge für Weihnachts- und Urlaubsgeld, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Versorgungszuschläge, Beitragsanteile zur Eigen-Unfallversicherung sowie Sozialleistungen (Beihilfen, Unterstützungen).
Der Monatsaufwand ist mit 1/13 des Jahreswertes anzusetzen. Soweit mit Stundensätzen gerechnet wird, ist von einer Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden und einer Jahresarbeitszeit von 1.548 Stunden auszugehen.
Studentische Hilfskräfte sind mit dem jeweils gültigen Stundensatz anzusetzen, der sich aus den jährlichen Übersichten des Personalamtes ergibt.
Des weiteren können mit Zustimmung der Hochschulleitung und wenn die konkreten Personaldaten es zulassen, die Personalkosten für zusätzliches Personal individuell berechnet werden, wobei jedoch die personellen Nebenleistungen sowie Versorgungszuschläge mit den jeweils gültigen pauschalen Zuschlagssätzen und -beträgen für Arbeiter und Angestellte ausreichend berücksichtigt bleiben müssen (Arbeitgeberanteil Sozialversicherung 20 %, Versorgungszuschläge von 4,8 % für befristete und 10,5 % für unbefristete Beschäftigte, Unfallversicherung 312 DM jährlich, anteilige Sozialleistungen 1.000 DM jährlich).

3.3 Der bei der Durchführung von Forschungs- und Entwicklungsvorhaben anfallende Sach-, Material- und Betriebsaufwand umfaßt

• die Ausstattung mit zusätzlich benötigten Geräten
• die projektspezifischen Verbrauchsmittel
• besondere Energie- und Entsorgungskosten
• projektspezifische Aufwendungen für Sicherheits- und Arbeitsschutzmaßnahmen
• projektspezifische Wartungskosten.

Die Ansätze hierfür sind nach Erfahrungswerten, Preisermittlungen, dem voraussichtlichen Bedarf und gültigen Entgeltwerten für den DV-Bereich zu bemessen.

3.4 Zur Abgeltung der Verwaltungsgemeinkosten ist für jedes Forschungs- und Entwicklungsvorhaben ein Gemeinkostenzuschlag in Höhe von 20 % der direkten Projektkosten nach Ziffern 3.2 und 3.3 anzusetzen.
Hierin enthalten sind mit einer Quote von 5/20 Pauschbeträge für Büroarbeitsplatzkosten (Miete bzw. Mietwert, Reinigung, Bewirtschaftung, Instandhaltung) einschließlich Einrichtung, Bürohilfsmittel sowie Fernsprech- und Telefaxbenutzung.

3.5 Bei einer übermäßigen Inanspruchnahme von wissenschaftlichen Großgeräten oder vergleichbaren Bearbeitungs- sowie Meßanlagen ist aus Vereinfachungsgründen ein Pauschbetrag von mindestens 1.000 DM zu erheben, soweit die Nutzungskosten nicht bereits nach besonderen Gebühren- oder Entgeltordnungen festzusetzen sind oder nach tatsächlicher Inanspruchnahme berechnet werden können.
Er beinhaltet Abschreibungsbeträge für die technische und wirtschaftliche Abnutzung der Geräte und Anlagen sowie die Verzinsung des im Anlagevermögen gebundenen haushaltsfinanzierten Kapitals. Der Pauschberechnung liegt zugrunde ein angenommener durchschnittlicher Gerätewert von ca. 300.000 DM, eine lineare Abschreibung von 10 % p.A., ein Kapitalzins von 7 % und ein angenommener Nutzungsanteil von 30 Stunden an einer Jahresgesamtnutzungszeit von ca. 1.450 Stunden abzüglich 10 % für Wartungs- und Reparaturzeiten.

Die Richtlinien für die Kostenkalkulation in der Drittmittelforschung treten mit Wirkung vom 15.10.1996 in Kraft. Sie gelten zunächst für die Dauer einer Test- und Pilotierungsphase von 2 Jahren.