Verfahrensablauf und Datenschutz

Im Rahmen des Projektes „Studienbedingungen und Berufserfolg - Analyse der Wirkungen hochschulischer Studienangebote und -bedingungen in Deutschland mit Hilfe von Absolventenbefragungen“ werden von Oktober bis Dezember die Absolventinnen und Absolventen des jeweiligen Abschlussjahrganges gebeten, an einer Befragung zur Berufseinmündung und zur rückblickenden Studienbeurteilung teilzunehmen. Geleitet wird das Projekt von dem International Center for Higher Education Research (INCHER) an der Universität Kassel. Die Universität Hamburg ist eine von etwa 40 Hochschulen in Deutschland, die sich an dem Projekt beteiligen. An der Universität Hamburg wird das Projekt zentral von Hanna Busemann, Team für Studienreform und Qualitätssicherung in Studium und Lehre, koordiniert.

Die Befragung erfolgt online mittels eines standardisierten Fragebogens, der für alle Hochschulen weitgehend identisch ist. Für die Kontaktierung der Absolventinnen und Absolventen, benötigen die Hochschulen die aktuellen Adressen der Absolventinnen und Absolventen.

Die Adressen der Absolventinnen und Absolventen im Zeitpunkt der Beendigung ihres Studiums wurden aufgrund der Satzung über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Universität Hamburg in elektronischer Form erhoben und gespeichert.

Die Adressdaten der Absolventinnen und Absolventen werden vom Service für Studierende der Universität Hamburg zusammengestellt und der Koordinatorin des Projekts an der Universität Hamburg als Liste auf Wechseldatenträgern übergeben. Die Adressen werden auf einem eigens eingerichteten Rechner gespeichert. Der Zugriff ist sowohl auf der Betriebssystem- als auch auf der Dateiebene durch ein Passwort geschützt. Der Rechner ist weder mit dem Internet noch mit Intranet verbunden. Die Datensicherung erfolgt über Wechseldatenträger. Diese werden in einem abschließbaren Schrank verwahrt. Den Schlüssel zum Schrank übernimmt die Projektkoordinatorin. Sämtliche Prozesse, die mit den unverschlüsselten Daten geschehen, werden protokolliert.

Da die bei der Universität Hamburg gespeicherten Adressen der Absolventinnen und Absolventen ein Jahr nach Studienabschluss voraussichtlich zu einem hohen Prozentsatz nicht mehr aktuell sind, werden diese Adressdaten nicht unmittelbar zur Kontaktierung der Absolventinnen und Absolventen verwendet, sondern zunächst durch Recherche bei den Einwohnermeldeämtern aktualisiert.

Den aktualisierten Adressen wird ein zufallsgenerierter ID-Code zugeteilt. Mit diesem ID-Code können sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Absolventenstudie im Internet für die Online-Befragung anmelden. Das Anschreiben zur Konaktaufnahme mit den Absolventinnen und Absolventen wird Informationen über das Forschungsvorhaben und den Ablauf der Studie, den ID-Code sowie Hinweise zum Datenschutz enthalten. Insbesondere wird darauf hingewiesen, dass die Teilnahme an der Studie freiwillig ist.

Bei der Teilnahme an der Online-Befragung melden sich die Absolventinnen und Absolventen mit ihrem ID-Code im Internet für die Teilnahme an der anonymisierten Online-Befragung an. Die Angaben der Befragten, die den Fragebogen im Internet ausfüllen, werden während der Befragungsphase zunächst auf einem Server des HRZ der Universität Kassel zwischengespeichert. Nach Abschluss der Befragungsphase werden diese Angaben an das INCHER Kassel überführt.

Die Datensätze werden im Auftrag der Universität Hamburg am INCHER Kassel ausgewertet. Die Angaben der Befragten werden am INCHER Kassel gespeichert und vor der Auswertung bereinigt, d.h. ungültige Angaben werden aus dem Datensatz gelöscht. Ungültige Fälle liegen z. B. vor, wenn die Fragebögen nicht oder nicht vollständig ausgefüllt wurden. In diesem bereinigtem Datensatz werden anschließend bestimmte Variablen, z. B. die Abschlussnote und das Geburtsjahr, in eine aggregierte Form gebracht, so dass ein Rückschluss auf einzelne Personen auch durch die Kombination von Merkmalen und Abgleich von Verwaltungsdaten an den teilnehmenden Hochschulen nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. INCHER übermittelt die Auswertungen und die Angaben der Absolventinnen und Absolventen anschließend in anonymisierter Form an die teilnehmenden Hochschulen. INCHER erstellt aus den Daten aller Befragten ein anonymisiertes Scientific Use File zur Bearbeitung von Fragestellungen aus dem Bereich der Hochschulforschung. Die Ergebnisdarstellungen, die auf der Grundlage dieser Daten publiziert oder anderweitig veröffentlicht werden, erlauben keinerlei Rückschlüsse auf einzelne Personen.

Im Online-Fragebogen wird ihre jederzeit frei widerrufliche Einwilligung zur Speicherung der Adressdaten für eine weitere Befragung in etwa drei bis vier Jahren durch ein gesondertes Online-Formular erfasst, welches über eine verschlüsselte Verbindung (SSL / TSL) Server am INCHER Kassel läuft. INCHER übermittelt diese Daten in verschlüsselter Form an die jeweilige Hochschule. Eine sonstige Übermittlung der Daten an andere Hochschulen oder Dritte erfolgt nicht. Im Anschluss werden die Daten am INCHER mit einem speziellen Programm gelöscht. Die Adressdaten werden in der jeweiligen Hochschule auf eine CD-ROM überspielt, die in einem verschlossenen Schrank aufbewahrt wird. Wenn eine Zustimmung für eine zweite Befragung nicht vorliegt oder widerrufen wird, werden die Adressdaten und der ID-Code dieser Personen aus der Adressliste für die Absolventenbefragung gelöscht. Die Löschung auf dem Computer wird mit einem speziellen Programm durchgeführt, so dass die Daten nicht rekonstruiert werden können. Eventuelle angefallene Sicherungs-CDs werden zerstört; nicht elektronische Daten werden vernichtet. Sämtliche Löschungen werden protokolliert.

Allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in der Universität Hamburg im Rahmen der Absolventenstudie Zugang zu personenbezogenen Daten haben, ist es gemäß § 7 HmbDSG untersagt, geschützte personenbezogene Daten unbefugt zu einem anderen als dem zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, insbesondere bekannt zu geben oder zugänglich zu machen. Dieses Verbot besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit fort. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Hamburg unterliegen kraft Gesetzes dem Datengeheimnis, ohne dass es eines besonderen Verpflichtungsaktes bedarf (vgl. Erläuterungen zu § 7 HmbDSG).