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Wissenschaftliches Personal (WIP)

Wir möchten Ihnen mit diesem Leitfaden helfen, das Einstellungsverfahren für wissenschaftliches Personal ohne Verzögerungen und Probleme durchzuführen. Bitte bedenken Sie, dass am Einstellungsverfahren viele Personen beteiligt und etliche Bearbei­tungsstufen zu nehmen sind. Jede Bearbeitungsstufe kann sich als Hürde erweisen, wenn Sie nicht wissen, worauf es ankommt. Das Personalreferat und der Personalrat des wissenschaftlichen Personals (WIPR) möchten Ihnen mit diesem Leitfaden helfen, zügig über die Stufen Department oder Fachbereich, Fakultät und Präsidialverwaltung und Personalrat zu kommen.

Ansprechpartner für die Ausschreibung

Thema für Kontakt
Ausschreibung wisenschaftliches Personal (exkl. Professuren)
 Fakultäten, Etat
 Team Personalentwicklung und Service
Ausschreibung wisenschaftliches Personal (exkl. Professuren) Drittmittel Team Drittmittel Personal
Veröffentlichung von Stellenanzeigen für wisenschaftliches Personal (exkl. Professuren) Fakultäten, Etat, Drittmittel
 Team Personalentwicklung und Service
Ausschreibung Professuren
 alle
 Fakultäten und der Vizepräsident der Universität Hamburg
Veröffentlichung von Stellenanzeigen für Professuren
 alle
 Team Personalentwicklung und Service

1. Ausschreibung nichtprofessoraler Stellen des wissenschaftlichen Personals

Die Ausschreibung aller nichtprofessoralen Stellen des wissenschaftlichen Personals, insbesondere wissenschaftlicher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, erfolgt direkt durch die Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen. Ausschreibungen vorbehaltlich der Mittel­verfügbarkeit sind zulässig.

1.1 Mustertexte wissenschaftliches Personal

In die Musterausschreibungstexte müssen Sie unter anderem Aufgabengebiet und Anfor­derungen hineinschreiben. Bitte bedenken Sie, dass Sie damit die Weichen für die Bewerbungen, für die Kriterien bei der Personalauswahl, für die Nachvollziehbarkeit Ihrer Auswahlbegründung und für die Besetzung stellen. Beliebig interpretierbare, aber auch zu spezielle Formulierungen im Ausschreibungstext bergen die Gefahr, dass eine Wieder­holung des ganzen Verfahrens erforderlich wird.

Soweit Sie die Musterausschreibungstexte verwenden, brauchen Sie die Ausschreibung grundsätzlich weder dem Personalreferat/Referat Drittmittelmanagement (Team Personal 732) noch dem Personalrat vorzulegen.

  • Alle Ausschreibungstexte für unbefristete Stellen.
  • Zu besetzende Stellen für Lehrkräfte für besondere Aufgaben in der Fremdsprachenvermittlung.
  • Unterhälftige Stellen (weniger als mit der Hälfte der durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit).

Einer Einstellung auf Stellen mit unterhälftigem Beschäftigungsumfang stimmt der WiPR grundsätzlich nicht zu. Englischsprachige Ausschreibungen zusätzlich zu deutschen sind erlaubt, Mustertexte finden sich hier.

Die Fakultäten können Regelungen treffen, um eine gute Qualität der englischen Texte zu gewährleisten.

Musterausschreibungstexte

Deutsch

Englisch

1.2 Was ist bei der Ausschreibung zu beachten?

Ausschreibungen machen Mühe. Aber sie schützen vor Schadenersatzansprüchen potenzieller Bewerber und sollen zur bestmöglichen Besetzung führen.

Die Mindestausschreibungsfrist beträgt grundsätzlich 14 Tage.

Die Verwaltung garantiert, die Anträge so zu bearbeiten, dass sie die Einstellung zum Termin ermöglicht, wenn die Vorgaben der Kanz­lerin aus ihrem Schreiben vom 3. Juli 2007 (PDF) beachtet werden. Die Einstellungsanträge sind demzufolge dem Personalreferat / Drittmittelreferat Personal vier Wochen vor dem beantragten Einstellungstermin vorzulegen. Zählt man die Mindestaus­schreibungsfrist von zwei Wochen, weitere zwei Wochen für die Personalaus­wahl und eine Woche für die Verwaltung in den Fakultäten hinzu, dann dauert das Stel­lenbesetzungs­verfahren, wenn der Ausschreibungstext steht, bis zu zwei Monate.

Die vier Wochen umfassen die Bearbeitungszeit des Personalreferats. Ein paar Tage davon braucht das Mitbestimmungsverfahren der Personalvertretung. Der WIPR bekommt die Akten am Freitag gegen Mittag zur Mitbestim­mung und entscheidet am Dienstag. Danach muss sich die Personalverwaltung noch um die Unterschrift der einzustellenden Person unter den Arbeitsvertrag bemühen. Ohne Unterschrift sind keine Aufnahme der Arbeit und kein Entgegennehmen von Arbeitsleistung zulässig!

1.2.1 Veröffentlichung der Ausschreibung

Alle Ausschreibungen für wissenschaftliches Personal müssen mindestens verbreitet wer­den durch:

  • Aushang im Arbeitsbereich.
  • Aushang an öffentlichen Informationsstellen der Fakultät oder der wissenschaftlichen Einrichtung.
  • Elektronischen Aushang auf der Internetseite der Universität.
  • Die Ausschreibungen der Universität Hamburg auf der Internetseite werden von der Ausschreibungsstelle eingestellt. Bitte senden Sie die erforderlichen Unterlagen in der notwendigen elektronischen Form an die Ausschreibungsstelle.
  • Fachspezifische Frauenverteiler, denn die Ausschreibung dient auch der Frauenförde­rung. Hinweise auf Frauenverteiler gibt Ihnen das Regionale Rechenzentrum.
Daneben besteht die Möglichkeit der Veröffentlichung der Ausschreibung durch:
  • Zentralen Aushang im Universitätshauptgebäude
  • Veröffentlichung in den Ausschreibungen des Personalamtes

1.2.2 Promotion als Einstellungsvoraussetzung

Promotion oder Habilitation ist im Regelfall nur bei vollen Stellen eine zulässige Einstellungsvoraussetzung. Ausnahmen sind im Einzelfall mit dem WiPR abzustimmen.

Eine ein­schlägige Promotion als Einstellungsvoraussetzung ist bei solchen Stellen zulässig,

  • auf denen wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern überwiegend schwie­rige Forschungsaufgaben zur selbstständigen und verantwortlichen Bearbeitung übertra­gen werden (Vergütung nach Entgeltgruppe 14 TV-L oder
  • die eindeutig als Stellen zur Weiterqualifikation ausgewiesen sind (Vergütung nach Entgeltgruppe 13 TV-L).

In diesem Fall ist zu beachten:

  • Der Beschäftigungszeitraum muss der angestrebten Qualifizierung angemessen sein.
  • Den Beschäftigten muss im Rahmen des Arbeitsverhältnisses ausreichend Zeit für die selbstbestimmte weiterqualifizierende Forschung eingeräumt werden. Reine Serviceauf­gaben dürfen nicht überwiegen, der Anteil dieser Aufgaben an der Arbeitszeit sollte ein Drittel nicht überschreiten.
  • Eine angemessene Möglichkeit, Lehrerfahrung in der Fakultät zu sammeln, ist zu gewährleisten.

    • Bei Einstellungen von Promovierten nach 13 TV-L auf vollen Drittmittelstellen (DFG oder andere) gelten diese drei Anforderungen als erfüllt.

1.3 Personalauswahlbogen

Sind die Bewerbungen eingegangen, ist es zweckmäßig, sich beim weiteren Verfahren vom Personalauswahlbogen (doc) leiten zu lassen.

a. Personalauswahlkommission

Wenn eine Personalauswahlkommission gebildet wird, sollte sie sich vor allem aus Personen zusammensetzen, die der Beschäftigungsstelle angehören oder am gleichen Projekt ­arbeiten. Zudem ist die Gleichstellungsbeauftragte einzuladen. Die Hälfte der Kommission sollte aus Frauen beste­hen. Im Auswahlbogen können als Mitglieder der Kommission auch Beschäftigte des Arbeitsbereichs genannt werden, selbst wenn die Abstimmung mit ihnen über den Einstellungsantrag ohne eine formale Sitzung erfolgte.

Der WiPR muss eingeladen werden, wenn sich Schwerbehinderte beworben haben oder wenn es um die Besetzung einer unbefristeten Stelle geht. Bitte senden Sie die Einladung an wipr~AT~uni-hamburg.de. Der WiPR wird dann versuchen, eines seiner Mitglieder für Ihre Kommission zu gewinnen. Von einer unbefristeten Stelle ist auszugehen, wenn sich aus der Ausschreibung keine Befristung ergibt oder wenn eine Entfristung angestrebt wird.

b. Auswahlkriterien und Auswahlbegründung

Die entscheidenden Auswahlkriterien müssen sich aus der Ausschreibung ergeben. Wer sie nicht erfüllt, kann nicht eingestellt werden.

Personalauswahl ist nicht leicht. Die Entscheidung und den Weg dorthin zu finden, ist Ihre Aufgabe. Die Reihung der Bewerberinnen und Bewerber muss gut nachvollziehbar sein. Die Begründung muss überzeugen und jede einzelne Bewerbung ansprechen. Ob Sie dazu z. B. eine Tabelle mit allen Bewerbungen als Anlage zum Personalauswahlbogen verwenden oder Gruppen von Bewerberinnen oder Bewerbern bilden und ohne Tabelle argumentieren, bleibt Ihrem Urteil dazu überlassen, was die Situation verlangt.

Wenn die Bewerberlage so gut ist, dass Sie mehr als eine Person als so qualifiziert ansehen, dass Sie sie gern einstellen wollen, dann empfiehlt es sich, eine Liste in den Personalauswahlbogen hineinzuschreiben. Die erstplatzierte Person könnte absagen. Vergleichen Sie hierzu auch das Schreiben der Kanzlerin vom 18.12.2008 (PDF).

Einzuladen und anzuhören sind alle qualifizierten Bewerberinnen, mindestens jedoch ebenso viele qualifizierte Bewerberinnen wie Bewer­ber. Bitte vermerken Sie im Personalauswahlbogen (z. B. hinter jedem Namen) das Datum der Anhörung. In Ausnahmefällen kann nach Aktenlage entschieden werden.

Schwerbehinderte, die sich beworben haben, sind anzuhören; es sei denn, die fachliche Eignung fehlt offensichtlich (§ 82 SGB IX).

Die Bewerbungsunterlagen aller Bewerber/innen und die Kommissionsakten müssen bis zum Ende des Einstellungsverfahrens zur Einsicht durch Personalverwaltung und Personalrat zur Verfügung stehen.

c. Besondere Bemühungen um Bewerberinnen

Bitte schildern Sie im Personalauswahlbogen Ihre speziellen Bemühungen um Bewerberinnen. Führen Sie mindestens den frauenspezi­fischen Verteiler im Personalauswahlbogen auf, über den Ihre Ausschreibung verbreitet wurde. Im Zweifel fragen Sie bitte Ihre Gleichstellungsbeauftragte.

1.4 Rückfragen

Zu oft hält eine offene Frage die Einstellung auf, meist wenigstens eine Woche lang. Solche Hürden lassen sich fast immer am schnellsten und einfachsten durch ein Telefon­gespräch beiseite räumen. Bitte geben Sie im Personalauswahlbogen die Telefonnummern aller Personen an, die bei Rückfragen helfen können. Eine unleserliche Unterschrift allein am Ende des Personalauswahlbogens hilft nicht weiter. Auf dem Einstellungsantrag selbst sollten die Rufnummern ebenfalls nicht fehlen.

Die Telefonnummern des WiPR sind: +49 40 42838-2923 (Geschäftszimmer, Frau Stefani), -2520 oder -3662 (Vorsitzender Professor Dr. Peter Burger) und -6255 (stv. Vorsitzende Frau Fulvia Epple).

Die Rufnummern der Beteiligten des Personalreferats finden Sie hier: Personalreferat

2. Ausschreibung von Professuren, Juniorprofessuren und Vertretungsprofessuren

Professuren und Juniorprofessuren werden gemäß § 14 Abs. 1 HmbHG von der Präsidentin ausgeschrieben. Die Fakultäten fügen dem normierten Ausschreibungstext eine Liste bei und geben sie zur Prüfung über das Referat 11 Planung und Controlling an das Referat 63 Organisation und Personalentwicklung.

Auch Vertretungen sollen grundsätzlich ausgeschrieben werden. Bei Vertretungsprofessuren hat sich die Ausschreibungspraxis noch nicht überall etabliert, sie beginnt sich jedoch durchzusetzen. Eine Ausschreibung im Internet ist sinnvoll, da oft mehrere Personen vertreten können. Ohne Ausschreibung besteht auch eine Intransparenz der Ver­gütung.

Musterausschreibungstexte

Deutsch

Englisch:

3. In welchen Fällen muss nicht ausgeschrieben werden?

Universitätsverwaltung und WiPR haben sich auf die folgenden Regelungen verständigt:

Bitte stellen Sie den Antrag auf Nichtausschreibung an den Personalrat (wipr~AT~unihamburg.de). Wenn Sie die Zustimmung des Personalrats dem Einstellungsantrag beifügen, kommt der Einstellungsantrag schneller weiter.

Einem Antrag auf Nichtausschreibung stimmt der Personalrat regelmäßig zu

  • wenn die Einstellung für ein Drittmittelprojekt beabsichtigt ist und die Person das Projekt mitentwickelt oder in erheblichem Umfang am Einwerben der Projektmittel mitgewirkt hat.
  • wenn die Vorarbeiten zu einer wissenschaftlichen Veröffentlichung schon weit gediehen sind, aber zum Fertigstellen der Veröffentlichung für einige Monate eine Beschäftigung aus Universitätsmitteln oder Drittmitteln vorgesehen ist. Typischerweise schließt sich diese Beschäftigung an eine Diplomarbeit oder ein Stipendium an. Eine anschließende Verlängerung der Beschäftigung ist dann nur nach einer Ausschreibung möglich.
  • wenn ein nur kurzfristig unterbrochenes Arbeitsverhältnis mit einem ähnlichen Vertrag fortgesetzt werden soll oder die geplante nahtlose Weiterbeschäftigung z. B. wegen einer Lücke in der Finanzierung nicht möglich ist oder wenn eine stipendiumsfinanzierte Beschäftigung aus Universitäts- oder Drittmitteln fortgesetzt wird (kein wesentlicher Unterschied zur Weiterbeschäftigung) oder
  • wenn wissenschaftliche Angestellte als Folge einer Berufung oder bei der Arbeit am selben Forschungsprojekt (DESY, BFH) an die Universität Hamburg wechseln.
  • wenn bei drittmittelfinanzierten Projekten die Projekt- und Beschäftigungsdauer nicht mehr als zwölf Monate beträgt. Eine Weiterbeschäftigung ohne Ausschreibung ist dann aber nicht möglich. Der WIPR wird für ein Jahr Anträge auf Nichtausschreibung für international gewonnenes hochspezialisiertes Personal wohlwollend behandeln, wenn entsprechende Nichtausschreibungsanträge binnen einer Woche nach dem Kontakt dem WiPR zugeleitet werden.
  • Der WiPR möchte zunächst Erfahrungen damit sammeln, mit welcher Art von Einstellungen hierbei zu rechnen ist. Gastprofessuren müssen nicht ausgeschrieben werden. Sofern eine Einstellung ohne Ausschreibung erfolgt, muss der Personalauswahlbogen nicht ausgefüllt werden; die Gleichstellungsbeauftragte muss dann aber auf der Rückseite des Einstellungsantrags unterschreiben.
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Ausschreibungsverfahren

Kontakt

Personalrat des wissenschaftlichen Personals – WIPR
Rothenbaumchaussee 17
20148 Hamburg
Tel.: +49 40 40 42838-2923
Fax: +49 40 40 42838-5685
E-Mail: wipr-at-uni-hamburg.de

Übersendung der Ausschreibungstexte

Ausschreibungsstelle der Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
E-Mail: UniHHAusschreibungsstelle-at-verw.uni-hamburg.de

Download

Leitfaden für das wissenschaftliche Personal (WIPR) zur Stellenbesetzung (PDF)

| Verändert am 9. April 2013 von Online-Dienste
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