Technisches, Bibliotheks- und Verwaltungspersonal (TVP)

Mit dem Senatsbeschluss vom 06.11.2012 ist die Anordnung über Stellenmitteilungen und Stellenausschreibungen für die Beschäftigten der hamburgischen Verwaltung in der Universität mit allen Auswirkungen auf die Ausschreibungspraxis (Beschränkung auf den internen Arbeitsmarkt) anzuwenden.

Danach müssen alle Stellen für Beamte und Arbeitnehmer -unabhängig von ihrer Wertigkeit- im Bereich der gesamten hamburgischen Verwaltung ausgeschrieben werden. Hierbei handelt es sich um Stellen, die nach Umsetzung, Versetzung, Eintritt in den Ruhestand usw. wieder zu besetzen sind oder um Stellen, die neu eingerichtet werden. Stellen, die mit befristet Beschäftigten dauerhaft besetzt werden sollen, sind zum Ablauf der Befristung auszuschreiben. Alle planbar zu besetzenden Stellen, die nicht bereits durch behördeninterne gleichwertige Umsetzung, Abordnung oder Versetzung besetzt werden können, werden dem Personalamt mindestens 3 Monate vor ihrer Besetzbarkeit zur Ausschreibung aufgegeben. Das Personalamt hat ein Vorschlagsrecht und kann geeignete Bewerberinnen und Bewerber vorschlagen, die von strukturellen Veränderungen betroffen sind und deren Stelle wegfällt. Die Universität Hamburg ist im Rahmen des laufenden Ausschreibungsverfahrens verpflichtet, diese Bewerberinnen und Bewerber zum Vorstellungsgespräch einzuladen und einer Vertreterin bzw. einem Vertreter des Personalamtes die Teilnahme an den Auswahlverfahren zu ermöglichen.

Bei den Ausschreibungen ab der Besoldungsgruppe A 15 und höher bzw. bei vergleichbaren Entgeltgruppen des TV-L sind die Bewerbungen an das Personalamt zu richten. Das Personalamt übersendet die Übersicht mit den Bewerbungsunterlagen der Universität. Die Auswahlentscheidung steht unter dem Zustimmungsvorbehalt des Personalamtes.

Die Besetzung der ausgeschriebenen Stellen kann regelhaft nur mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Freien und Hansestadt Hamburg erfolgen. Die Einstellung von externen Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten, die nach dem SGB IX bevorrechtigt sind, bleibt möglich.

2.1 Eine Ausnahme von der Beschränkung der Personalauswahl auf den internen Arbeitsmarkt besteht für folgende Stellen:

• Beamtinnen und Beamte der BesGr A16, W2 und höher bzw. entsprechende Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
• Fremdsprachliche Angestellte
• Technikerinnen und Techniker, technische Angestellte, technische Assistentinnen und technische Assistenten
• IT-Fachpersonal in typischen IT-Funktionen z.B. Angestellte/r in der Datenverarbeitung

Diese Stellen können extern besetzt werden, die Ausschreibung erfolgt auf den Seiten des Personalamtes sowie auf der Website der Universität.

2.2 Eine generelle Ausnahme vom Geltungsbereich der Stellenanordnung besteht für folgende Stellen:

• Präsident und Präsident, Kanzlerin und Kanzler, Dekaninnen und Dekane
• Wissenschaftliches Personal an den Hochschulen
• sog. „Drittmittelbeschäftigte“ Hochschulen
• Personal, welches aus Studiengebühren oder sonstigen zweckgebundenen Einnahmen finanziert werden
• Tutorinnen und Tutoren in befristeten Beschäftigungsverhältnissen
• studentische Hilfskräfte in befristeten Beschäftigungsverhältnissen
• Personal des Bibliotheksdienstes

Diese Stellen müssen mindestens universitätsintern auf der Website der Universität ausgeschrieben werden. Wenn eine Ausschreibung auf dem internen Arbeitsmarkt nicht erfolgreich ist, kann über die Stellenbesetzung abweichend von der Anordnung über Stellenmitteilungen und Stellenausschreibungen für die Beschäftigten der hamburgischen Verwaltung, mit Zustimmung des Personalamtes entschieden werden. Dazu ist ein Ausnahmeantrag (siehe Pkt.3) über die Ausschreibungsstelle an das Personalamt zu richten.

Soll eine Stelle ohne Ausschreibung besetzt werden, ist über die Ausschreibungsstelle ein Verzicht auf die Ausschreibung zu beantragen. Über Ausnahmen von der Ausschreibungspflicht entscheidet das Personalamt.

Liegt die entsprechende Zustimmung vor, ist von der Ausschreibungsstelle noch die Zustimmung zu dem Ausschreibungsverzicht beim TVPR einzuholen (§ 87 Abs. 1 Nr. 25 HmbPersVG).

Für Stellen die generell von der Stellenanordnung ausgenommen sind (siehe Pkt. 2.2), ist von der Ausschreibungsstelle nur die Zustimmung des TVPR einzuholen (§ 87 Abs. 1 Nr. 25 HmbPersVG).

• Sie benutzen das Stellenausschreibungsformular (DOC) des Personalamtes.
• Sie formulieren auf der Grundlage der Stellenbeschreibung das Aufgabengebiet und die Einstellungsvoraussetzungen.
• Sie können daneben Wünsche äußern, welche Qualifikationen Sie weiterhin für erforderlich halten. Bitte überlegen Sie bei Stellen für Führungskräfte ob diese teilbar sind.
• Diesen Text geben Sie an die Ausschreibungsstelle, wenn die Freigabe der Stelle in den selbständig stellenbewirtschaftenden Bereichen erfolgt ist (Abteilungen der Präsidialverwaltung und die sonstigen nichtselbständigen Bereiche reichen den Text ohne die Freigabe ein).
• Die Texte senden Sie als Word-Dokument per E-Mail an die Ausschreibungsstelle. Bitte weisen Sie in Ihrem Bereich alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf hin, für die Entwürfe von Ausschreibungstexten den Dienstweg in Ihrer Einrichtung einzuhalten.
• Die Bewerbungskennziffern werden von der Ausschreibungsstelle vergeben.
• Die Bewerbungsfrist ist vom Personalamt vorgegeben. Sie beträgt vier Wochen ab Veröffentlichungsdatum in den Ausschreibungen des Personalamtes.
• Die Veröffentlichung erfolgt über die Ausschreibungsstelle in den Ausschreibungen des Personalamtes.

Die Ausschreibungen des Personalamtes erreichen Sie im:

Intranet: www.hamburg.de/clp/stellensuche-online-clip/clp1/

Internet: http://www.hamburg.de/stellenangebote-hamburg/

Diese Publikation wird vom Personalamt täglich aktualisiert.

Stellen die nicht der Beschränkung der Personalauswahl auf den internen Arbeitsmarkt unterliegen, können über die Ausschreibungsstelle zusätzlich in Tageszeitungen und Online-Stellenbörsen veröffentlicht werden, um ein möglichst großes und qualifiziertes Bewerberfeld zu erhalten. Die Kosten sind von den Fakultäten und den zentralen Einrichtungen zu tragen.

Die Veröffentlichung auf der Website der Universität erfolgt durch die Ausschreibungsstelle. Eine Stellenausschreibung im Internet ersetzt in keinem Fall eine Veröffentlichung in den Stellenausschreibungen des Personalamtes. Die Ausschreibungstexte in den Stellenausschreibungen des Personalamtes und auf der Website der Universität müssen identisch sein.

Mit der Veröffentlichung eines Ausschreibungstextes stellt sich die Universität in der Öffentlichkeit dar. Die Ausschreibung soll Motivation zu einer Bewerbung schaffen. Nicht möglichst viele, sondern möglichst qualifizierte, kreative und engagierte Interessentinnen und Interessenten sollen durch die Textgestaltung angeregt werden sich zu bewerben. Die übermittelten Informationen müssen daher klar gegliedert sein, die Universität als Vertreterin des Arbeitgebers FHH und die auszufüllende Tätigkeit sollten in der Schriftform und -größe hervorgehoben werden.  

Die Funktion/Dienstbezeichnung sollte möglichst spezifiziert angegeben werden, also z.B. nicht Angestellte, sondern Archivangestellte; nicht Arbeiter sondern Gärtner, Tischler, Bücheraufsicht usw.

Die fachlichen und persönlichen Anforderungsmerkmale, die bei der Auswahlentscheidung Berücksichtigung finden sollen, müssen klar benannt werden. Verzichten Sie bei den Formulierungen bitte auf Anforderungen, die über das Stellenprofil hinausgehen. Die Erwartungen, die an künftige Kolleginnen und Kollegen gestellt werden, sollten ansprechend und zeitgemäß beschrieben werden.

Es empfiehlt sich, in der Ausschreibung eine oder einen Ansprechpartner/in mit Telefonangabe zu benennen, mit der/dem weitergehende Fragen zu den Aufgaben, zum Arbeitsumfeld und den Anforderungen geklärt werden können.

9.1 Die Ausschreibungsstelle:

• informiert Sie per Mail über die Veröffentlichung und den Bewerbungsschluss Ihrer Ausschreibung, sowie über die zu den Vorstellungsgesprächen einzuladenden Vertreterinnen und Vertreter des Personalrats, der Schwerbehindertenvertretung sowie der Frauenbeauftragten,
• erhält die eingehenden Bewerbungen und veranlasst den Versand der Eingangsbestätigungen,
• ordnet eingehende Bewerbungen und erstellt eine Bewerberliste nebst Anschreiben und Checkliste für den ausschreibenden Bereich, den TVPR sowie evtl. beteiligte Frauen- und Schwerbehindertenvertreter. Die Bewerbungsunterlagen liegen nach Ablauf der Bewerbungsfrist, zuzüglich drei Tagen Postnachlauf, für Sie zur Abholung bereit. Wahlweise kann auch der Versand per Hauspost veranlasst werden
• markiert auf der Bewerberliste Bewerberinnen und Bewerber, bei denen wichtige, formale Hinweise auf der Checkliste zu beachten sind,
• veranlasst die Freischaltung der Online Bewerbungen in einem Austauschordner für Personen, die über eine Verwaltungsnetz Emailadresse verfügen (Vorname.Nachname@verw.uni-hamburg.de),
• informiert nicht ausgewählte Bewerberinnen und Bewerber über den Ausgang des Verfahrens und sendet eingereichte Bewerbungsunterlagen wieder zurück.

9.2 Der ausschreibende Bereich:

leitet Bewerbungen, die irrtümlicherweise direkt im ausschreibenden Bereich eingehen, bitte unverzüglich mit einem Eingangsvermerk an die Ausschreibungsstelle weiter,
• stimmt nach Veröffentlichung der Ausschreibung einen Termin für die Vorstellungsgespräche mit dem Personalrat und der Schwerbehindertenvertretung ab. Die Frauenbeauftrage ist ab Entgeltgruppe 11 bzw. Besoldungsgruppe A11 zu beteiligen,
• vereinbart mit der Ausschreibungsstelle einen Termin zur Abholung der Unterlagen,
• wählt unter Berücksichtigung der Hinweise auf der Bewerberliste, qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber für Vorstellungsgespräche aus,

Um die Chancengleichheit zu wahren, sollen grundsätzlich alle diejenigen eingeladen werden, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen. Öffentliche Arbeitgeber sind gem. §82 SGB IX verpflichtet, schwerbehindere Personen zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen; eine Einladung ist nur dann entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt. Dies ist bitte vorab mit der Schwerbehindertenvertretung zu klären.

Sollte die Einladung aller qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber aufgrund einer Vielzahl von Bewerbungen nicht zumutbar und angemessen sein, ist eine Vorauswahl möglichst im Einvernehmen mit den zu beteiligenden Stellen zu treffen.

Universitätsinterne Bewerberinnen und Bewerber sowie Auszubildende der Universität sollen, wenn sie die Kriterien des Ausschreibungstextes erfüllen, in jedem Fall eingeladen werden. Die auswählende Beschäftigungsstelle setzt sich umgehend mit dem TVPR in Verbindung, wenn sie der Auffassung ist, dass Universitätsbewerbungen nicht bei den Auswahlgesprächen berücksichtigt werden sollen, und gewährt dem Personalrat auf Wunsch Einsicht in die gesamten Bewerbungsunterlagen.

• erstellt nach Durchführung der Auswahlgespräche, möglichst im Einvernehmen mit den an den Gesprächen beteiligten Personen, eine Reihung der für am besten geeignet gehaltenen Bewerberinnen und Bewerber - in der Regel drei - und begründet die Reihung,
• schickt den Einstellungsantrag und Personalauswahlbogen zusammen mit der Bewerbung an die zuständige Sachbearbeiterin, den zuständigen Sachbearbeiter im Referat Personalentwicklung und Personalservice, 
• informiert eingeladene Bewerberinnen und Bewerber in einem persönlichen Gespräch über die Gründe für ihre Nichtberücksichtigung,
• vernichtet die Online Bewerbungen und schickt die Bewerbungsmappen mit einem Hinweis auf die einzustellende Person sowie in Frage kommende Nachrücker an die Ausschreibungsstelle zurück.