Projekt Einführung einer neuen Beschaffungssoftware
Das Projekt umfasst die Einführung einer neuen Beschaffungssoftware in der Universität Hamburg. Aufgrund der massiven Probleme bei der Nutzung der Beschaffungssoftware IDScat entschied sich die Universität für die Einführung der SAP‑Module MM und SRM:
- SAP MM (Materialwirtschaft) ist ein SAP-Modul, das die operativen Einkäufer bei ihren Beschaffungstätigkeiten unterstützt. Die Einführung (das sogenannte Roll-Out) erfolgte im Juli 2012 in der Präsidialverwaltung, im August 2012 in den Fakultätsverwaltungen und sonstigen Einrichtungen.
- SAP SRM (Supplier Relationship Management) ist eine webbasierte Lösung, mit der ein Bedarfsträger (z.B. Wissenschaftler, Geschäftszimmer, Sekretariate) seinen Beschaffungsbedarf formuliert und der Genehmigungsprozess abgebildet wird (Bedarfsanforderung). Die webbasierte Anforderung (Warenkorb) ersetzt zukünftig die papierbasierte Bedarfsanforderung, die bisher per Hauspost, E-Mail oder Fax an die Einkaufsbereiche versandt wurde. Das Roll-Out erfolgt sukzessive ab April 2013 in der Präsidialverwaltung, danach bis zum 2. Halbjahr 2013 in den Fakultäten und sonstigen Einrichtungen.
Vor der erstmaligen Nutzung der neuen SAP-Module, wird es Schulungen durch die Projektgruppenmitglieder sowie Handlungshilfen zum Nachschlagen geben.
Projektorganisation
Die Einführung von SAP MM und SRM in der UHH erfolgt über zwei Projekte:
- Projekt 1: Entwicklung und Bereitstellung von SAP MM/SRM (Grundlagen/Projekt der Finanzbehörde)
- Projekt 2: Roll-Out von SAP MM/SRM in der UHH (Individualisierung/Projekt der UHH)
Das Projekt „Einführung einer neuen Beschaffungssoftware in der UHH“ (P2) gliedert sich in die nachfolgend aufgezeigten Gremien.
Die Projekte laufen z.T. parallel, um wechselseitige Einflüsse optimal zu berücksichtigen. Nach der Pilotierung von SRM in einem Pilotbereich (voraussichtlich Fakultät 4), wird das Projekt P1 beendet.
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